Žádost o poskytnutí informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím
tj.o spisový řád a podpisový řád ze dne 20.7.2015
<br> žádá podle zákona o svobodném přístupu k informacím o informace a to Spisový řád Magistrátu
města Pardubic a Podpisový řád Magistrátu města Pardubic v aktuálním znění,které žádá
zpřístupnit
<br> Odpověď ze dne 27.7.2015
v návaznosti na Vaši žádost ze dne 20.července 2015 o poskytnutí informace dle zákona o
svobodném přístupu k informacím Vám v příloze dopisu zasílám směrnici Spisový a skartační řád
Magistrátu města Pardubic.Na našem úřadu nemáme dokument,který by výslovně stanovoval
podpisová pravidla (evidujeme podpisové vzory za účelem podpisů účetních dokladů) <.>

STATUTÁRNÍ MĚSTO PARDUBICE
MAGISTRÁT MĚSTA
<br> SMĚRNICE Č.11 / 2009
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD 1
Tajemník magistrátu,v souladu s ustanovením § 110 odst.4 písm.e) obecního zřízení,vydává
tuto směrnici <.>
Čl.1
Základní pojmy
1 <.>
<br> Podatelna zabezpečuje příjem veškerých dokumentů na magistrát.Přijímány jsou
dokumenty v analogové podobě (listovní zásilky) i digitální (elektronická podatelna,datové
schránky).Podatelna dále dokumenty,které podléhají evidenci,zaeviduje,roztřídí,přidělí a
předá příslušným spisovým uzlům <.>
<br> 2 <.>
<br> Výpravna je místo,kde se odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje náležitostmi
k jeho odeslání a odkud se odesílají digitální dokumenty prostřednictvím datových schránek
a elektronické podatelny <.>
<br> 3 <.>
<br> Spisovna odboru je místo určené k uložení,vyhledávání a předkládání dokumentů odboru <.>
Zaměstnanec pověřený vedením spisovny odboru zajišťuje uložení vyřízených dokumentů
odboru.Po uplynutí jejich skartačních lhůt zpracovává skartační návrh,který předává
zaměstnanci pověřenému vedením centrální spisovny <.>
<br> 4 <.>
<br> Centrální spisovna je místo určené k uložení vyřízených dokumentů,které nejsou ukládány
do spisoven odborů.Dále umožňuje vyhledávání uložených dokumentů,jejich předkládání a
nahlížení do nich2 <.>
<br> 5 <.>
<br> Skartační lhůta je doba,po kterou musí být vyřízené dokumenty uloženy na úřadě <.>
<br> 6 <.>
<br> Spisový znak je označení,které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich
budoucího vyhledávání,ukládání a vyřazování <.>
<br> 7 <.>
<br> Skartační znak (A,S,V) vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho významu a označuje
způsob,jakým se s dokumentem po uplynutí skartačních lhůt naloží ve skartačním řízení <.>
<br> 8 <.>
<br> Skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými
spisovými znaky,skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> 9 <.>
<br> Skartační řízení je postup,při kterém se po uplynutí skartačních lhůt vyřazují dokumenty a
úřední razítka již nepotřebná pro činnost magistrátu a příslušný archiv provádí výběr
archiválií <.>
<br> 10.Spisová služba (dále „SSL GINIS“) zajišťuje odbornou správu dokumentů došlých a
vzešlých z činnosti magistrátu,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh <,>
<br> 1
2
<br> Úplné znění dle úpravy učiněné směrnicí č.6 / 2012,účinné od 1.3.2012 <.>
Provozní řád centrální spisovny je uveden v příloze č.11 této směrnice <.>
<br> Směrnice č.11/2009 Spisový a skartační řád
<br> 1
<br> vyřizování,vyhotovování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním
řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický
systém spisové služby,magistrát používá elektronický systém SSL GINIS,všechny ostatní
formy evidence jsou považovány za výjimku a uvedeny v čl.3,odst.11 této směrnice <.>
11.Dokumentem se rozumí každá písemná,obrazová,zvuková nebo jiná zaznamenaná
informace,ať již v podobě analogové či digitální,která byla vytvořena magistrátem nebo byla
magistrátu doručena <.>
12.Spisový uzel je pracoviště,které od podatelny prokazatelným způsobem převezme
dokumenty a předá je dále zaměstnancům magistrátu k vyřízení.Veškeré povinné údaje
o oběhu a vyřizování dokumentů zapíše do SSL GINIS <.>
13.Elektronickou poštou se rozumí doručování (příjem,předávání) a odesílání dokumentů
v digitální podobě prostřednictvím datové schránky magistrátu,elektronické podatelny a emailu <.>
14.Datová schránka (dále „DS) je elektronické úložiště,které je určeno k
-
<br> doručování orgány veřejné moci <,>
<br> -
<br> provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci <,>
<br> -
<br> dodávání dokumentů fyzických osob,podnikajících fyzických osob a právnických
osob <.>
<br> DS zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra <.>
15.Datová zpráva jsou elektronická data,která lze přenášet prostředky pro elektronickou
komunikaci a uchovávat na záznamových médiích.Dokumenty doručované prostřednictvím
datové schránky mají formu datové zprávy <.>
16.Elektronická podatelna (e-podatelna) přijímá dokumenty v digitální podobě
prostřednictvím webových stránek magistrátu a odesílá potvrzení o přijetí e-mailu jeho
odesílateli <.>
17.E-mail umožňuje příjem,předávání a odesílání dokumentů v digitální podobě konkrétnímu
adresátovi a to buď v rámci magistrátu,nebo externím osobám <.>
18.Podací deník je evidence dokumentů vedená v listinné podobě <.>
19.Jednoznačný identifikátor (PID) je jedinečné označení dokumentu nutné pro jeho
evidenci v SSL GINIS.Obsahuje údaje o XXX,kdo je původce dokumentu (zkratku jeho
označení),jaká je forma dokumentu (analogová nebo elektronická) a další znaky pro evidenci
a kontrolu.Dokumentům v digitální podobě (přijímaných e-podatelnou nebo datovou
schránkou) přidělí PID automaticky SSL GINIS,na dokumenty v analogové podobě nalepí
zaměstnanec štítek s předem vygenerovaným PID,na základě kterého následně dokument
zaeviduje do SSL GINIS <.>
20.Formát PID
-
<br> první čtyři písmena určují původce do...

STATUTÁRNÍ MĚSTO PARDUBICE
MAGISTRÁT MĚSTA
SMĚRNICE Č.6 / 2012,KTERÁ UPRAVUJE
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
(směrnice č.11 / 2009,účinná od 1.listopadu 2009)
Tajemník magistrátu,v souladu s ustanovením § 110 odst.4 písm.e) obecního zřízení,vydává
tuto směrnici <.>
Čl.1
Spisový a skartační řád se mění takto:
Článek 7,odst.6 zní:
„ Dokumenty odesílané na obecní úřady ve správním obvodu ORP Pardubice jsou zasílány
obyčejnou nekódovanou společnou poštou („velká pošta“) vždy ve středu.Toto ustanovení se
netýká dokumentů (obálek),kdy odesílající odbor použije doručenku,tento typ dokumentu je
odesílán klasicky doporučeně přes Českou poštu.“
Čl.2
Příloha č.9 Spisového a skartačního řádu se mění takto:
Článek II,část Ekonomika,část 135 Účetnictví zní:
„ 135
135.00
135.01
135.02
135.03
135.04
135.05
135.06
135.07
135.08
135.09
135.10
135.11
<br> Účetnictví:
Účetnictví - všeobecně
S/10
Roční účetní výkazy,roční uzávěrky a výroční zprávy
A/10
Ostatní účetní dokumenty
S/10
Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky
výpočetní a jiné techniky (součást ročních výkazů)
A/10 10)
Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti
S/10 11)
Inventární karty hmotného majetku kromě zásob nebo účetní dokumenty
je nahrazující
S/10 12)
Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek
S/10 13)
Účetní doklady a jiné účetní dokumenty týkající se daňového řízení <,>
správního řízení,trestního,občans.soudního řízení,nebo jiného řízení S/10 l)
Účetní doklady a jiné dokumenty,které se týkají záručních lhůt
a reklamačních řízení
S/10 l)
Účetní doklady,které se týkají nezaplacených pohledávek či
nesplněných závazků
S/10 1)
Interní doklady
S/10
Knihy analytické evidence pohledávek a závazků,účetní doklady a jiné účetní
dokumenty,které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1.1.1949 <,>
a účetní uzávěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické
<br> Směrnice č.6 / 2012,která upravuje Spisový a skartační řád
<br> 1
<br> nebo fyzické osoby provedenému podle zákona č.92/1991 Sb <.>
135.12 Cenné papíry
<br> V 14)
V/10 1) “
<br> Článek II,část Živnostenský úřad zní:
„ 253
<br> Živnostenské podnikání
<br> 253.01 Živnostenský úřad – ostatní dokumenty
253.02 Živnostenská oprávnění včetně kontrolní činnosti
253.03 Živnostenský rejstřík – výpis,opis,potvrzení
<br> V/10 15)
V/10 15)
V/5
<br> 252.04 Evidence zemědělských podnikatelů včetně kontrolní činnosti
<br> V/10 15) “
<br> Článek II,část Doprava a silniční hospodářství,část 283 Evidence motorových vozidel
zní:
„ 283 Evidence motorových vozidel:
283.01 Spisy odhlášených a vyřazených motorových vozidel
283.01.01 Rozhodnutí o vyřazení vozidel ve správním řízení
283.02 Kniha vydaných technických průkazů motorových a přípojných
vozidel
283.03 Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování
úředních čísel
283.04 Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených,přestavěných
nebo jednotlivě dovezených vozidel
283.04.01 Vystavení TP na základě COC listu
283.05 Zasílání změn a evidenčních dokladů vozidel
<br> S/5 1)
S/5
S/15
S/15
S/10
S/10
S/1 “
<br> Čl.3
Tato směrnice nabude účinnosti dnem 1.března 2012 <.>
_______________________
Mgr.XXXXXX XXXXX
tajemník magistrátu
<br> Směrnice č.X / 2012,která upravuje Spisový a skartační řád
<br> 2