Obecní úřad Kostice
<br>
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br>
Obecního úřadu v Kosticích,vydaný dne 25.9.2006 <,>
v souladu se zákonem 499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a změně některých předpisů a vyhláškou č <.>
646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br>
<br>
Úvodní ustanovení
<br> Tento řád se vztahuje na písemnou agendu obecního úřadu v Kosticích.Spisovou službou se rozumí zajišťování
úkonů spojených s příjmem,oběhem,odesíláním,ukládáním a vyřazováním dokumentů <.>
<br>
<br>
Spisový řád
<br> 1.Příjem dokumentů
<br> 1/ Dokumenty přijímá pověřený pracovník.V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka <.>
2/ Podací razítko obsahuje název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh
dokumentu <.>
3/ Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce,lomené posledním
dvojčíslím letopočtu běžného roku a rozlišovací zkratka vyřizovatele dokumentu.Vlastní dokumenty jsou
rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty.Petice a stížnosti
podléhají samostatné evidenci <.>
4/ Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy,není-li na samotném dokumentu uvedeno datum
nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce,není-li dokument podepsán,má-li datum podání na
poště právní význam,je-li na obálce otištěno podací razítko,u doporučených zásilek a zásilek zasílaných na
doručenku <.>
<br>
2.Evidence dokumentů
<br> 1/ Základními evidenční pomůckou spisové služby je podací deník.Podací deník je v záhlaví označen názvem
Obecní úřad Kostice a rokem v němž je užíván <.>
2/ Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně.Chybné zápisy se škrtají tak,aby zůstaly
čitelné,oprava se opatří datem a podpisem toho,kdo opravu provedl.Číselná řada v podacím deníku začíná
dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince.Prázdné kolonky na stránce pod posledním zápisem se
proškrtnou a ukončí: „Ukončeno dne 31.prosince číslem jednacím…“ a jméno a podpis zaměstnance,který
podací deník vede <.>
3/ Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti.Zápis obsahuje
datum přijetí dokumentu,od koho dokument došel (příp.že se jedná o vlastní dokument),obsah dokumentu <,>
počet stran a příloh,kdo dokument vyřizuje,kdy byl dokument vyřízen,komu bylo vyřízení odesláno a pod
jakým spisovým znakem je dokument uložen <.>
4/ Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty,jako pozvánky,oznámení,reklamní
nabídky apod <.>
5/ Podací deník může být veden i v digitální podobě,s možností tisku pro archivaci <.>
<br>
3.Vyřizování dokumentů
<br> 1/ Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu,postoupí dokument bezodkladně příslušnému
místu a odesílatele o XXX vyrozumí <.>
X/ Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli.Jméno vyřizovatele se uvede na otisku
podacího razítka i do zápisu v podacím deníku <.>
3/ Veškeré dokumenty,týkající se téže věci,tvoří spis.Spis musí obsahovat soupis čísel jednacích dokumentů <,>
<br>
<br> které jsou jeho součástí <.>
4/ Odpověď na došlý dokument se eviduje,vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím pod kterým byl
dokument evidován při přijetí.Zpracovatel označí dokument ukládacím znakem a skartačním znakem a lhůtou <.>
Je-li dokument vyřízen jiným způsobem než písemně (telefonicky,faxem,e-mailem,osobně,učiní se o XXX
záznam na dokument i do podacího deníku <.>
<br>
4.Úprava,podepisování dokumentů a užívání razítek
<br> 1/ Obecní úřad používá dopisních papírů a obálek se záhlavím.Podepisování dokumentů se řídí organizačním
řádem.Na dokumentu musí vždy být uvedeno jméno,příjmení a funkce podpisujícího.Dalšími náležitostmi
dokumentu jsou: číslo jednací,datum,počet listů,počet příloh,přip.jméno vyřizovatele.K dokumentu
v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis <.>
2/ Pokud tak stanoví zvláštní právní předpis,opatří se dokument otiskem úředního razítka <.>
3/ Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad zvláštními předpisy <.>
4/ Obecní úřad vede evidenci razítek s uvedením jména a podpisu zaměstnance,který razítko převzal a užívá
s datem převzetí (příp.vrácení) razítka.Ztrátu razítka je nutné hlásit na MV ČR – odbor dozoru a kontroly
veřejné správy <.>
<br>
5.Odesílání dokumentů
<br> 1/ Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou,podle závažnosti doporučeně,nebo do
vlastních rukou.Dokumenty,u nichž je nutno ověřovat doručení,jsou zaslány na dodejku,která se po vrácení
připojí ke spisu <.>
<br>
6.Ukládání dokumentů do spisovny
<br> 1/ Vyřízené dokumenty z uplynulého běžného roku jsou ukládány do spisovny.Před uložením do spisovny
musí být dokumenty úplné,přehledně uspořádané a řádně označené (spisový znak,obsah,časový rozsah <,>
skartační znak a lhůta) <.>
2/ Dokumenty se ukládají podle věcných hledisek,uvedených ve spisovém a skartačním plánu,který tvoří
přílohu č.1 tohoto spisového a skartačního řádu.Dokumenty uložené v...