1
<br> Spisový a skartační řád
Obecního úřadu obce Ošelín
<br> Obsah:
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
4.Vyřizování dokumentů
5.Podepisování dokumentů a užití razítek
6.Odesílání dokumentů
7.Ukládání dokumentů
8.Vyřazování dokumentů
9.Závěrečná ustanovení
<br> Čl.1
Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a
spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004 Sb.o podrobnostech
výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad Ošelín (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu <,>
popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování <,>
oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně
kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v
podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
- spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
- spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
- skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán
<br> jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích.Skartační znak „S“
(stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení <.>
Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen
mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými
znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností
bezcenných
<br> Čl.2
Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba (administrátor obce) k tomu
určená,která za stav spisové služby odpovídá <.>
<br>
<br> 2
<br> 2.Pověřená osoba (administrátor obce) zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna
doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je
předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání
učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opatří se
identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá
se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru <,>
zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální
podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh
nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální
podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného
kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou.Pod jedním číslem jednacím se
vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a.došlé: knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny <,>
<br> pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
b.vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
- neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
- dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.10) <.>
<br> Čl.3
Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je v záhlaví označen názvem obecního
úřadu <.>
<br>
2.Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly doručeny nebo
vznikly.Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky,je jejich seznam a vysvětlivky k
němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
<br>
3.Dokumenty se zapisují do podacího deníku,který obsahuje údaje:
<br> - pořadové číslo dokumentu
- datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti,datum jeho vzniku;
u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy je dokument dostupný elektronické
podatelně
- iden...