Spisový a skartační řád: Obec Kozlov 
Datum zpracování: prosinec 2006
Řád schválilo: zastupitelstvo obce
na zasedání dne: 27.12.2006
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S p i s o v ý   a   s k a r t a č n í   ř á d
 
1.1 <.>
 
1.2 <.>
 
1.3 <.>
 
1.4 <.>
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.1 <.>
Dokument – je každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,který vznikl z činnosti původce
Podací deník – základní evidenční pomůcka spisové služby,do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání (příloha č.1)
Podání – dokument došlý organizaci nebo v něm vzniklý
Podatelna – místo,v němž se eviduje podání
Původce – každý,z jehož činnosti dokument vznikl
Spis – dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání k jedné věci
Skartační znak – vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu a označuje způsob,jakým se s dokumentem naloží
znak „A“ (archiv) – označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu
znak „S“ (stoupa) - označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení <,>
znak „V“ (výběr) – označuje dokument neznámé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
Skartační lhůta je doba,po kterou dokument zůstává uložen v organizaci.Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat <.>
 
 
Skartační plán - rozpis věcných druhů dokumentů organizace,doplněný o skartační znaky a lhůty <.>
Příruční registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro běžnou provozní činnost původců.Dokumenty jsou zde uloženy pod dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení <.>
Spisovna - slouží k ukládání běžné nepotřebné agendy,která zde zůstává až do skartačního řízení <.>
Ukládací archiv  - archiv,do kterého jsou ukládány archiválie organizace <.>
 
 
 
4.1 <.>
Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen „podatelna“).Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem.V podatelně se přijímají veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo odeslání.Dokument v digitální podobě se považuje za doručený tehdy,je-li dostupný elektronické podatelně <.>
 
 
4.3 <.>
 
4.4 <.>
 
Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást
a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou <,>
b) je-li to nezbytné pro určení,kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena <,>
c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele
 
 
 
 
5.2 <.>
 
 
 
 
5.4 <.>
Obecní úřad vede jeden podací deník několik po sobě jdoucích let až do vyčerpání volných listů <.>
Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů,označená názvem obecního úřadu,časovým rozmezím let,ve kterých  je užíván,a počtem všech listů <.>
O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje
a)       pořadové číslo dokumentu,pod nímž je v podacím deníku evidován <,>
b)       datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument z vzniklý z vlastní činnosti určeného původce,datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy je dokument dostupný elektronické podatelně <,>
c)       identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti určeného původce,zapíše se jako „vlastní“ <,>
d)       číslo jednací odesílatele,počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh <,>
e)       stručný obsah dokumentu <,>
f)         způsob vyřízení <,>
g)       iniciála a podpis zaměstnance,kterému byl dokument přidělen k vyřízení <,>
h)       identifikace adresáta,kterému je dokument zasílán <,>
i)         den odeslání,počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh <,>
j)         skartační znak a skartační lhůta dokumentu <,>
k)       záznam o vyřazení ve skartačním řízení
případné poznámky <.>
5.2 <.>
Do podacího deníku jsou dokumenty zapisovány v pořadí,v němž byly obecnímu úřadu doručeny.Výjimkou jsou dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby,ať v listinné či digitální podobě,mají-li úřední charakter,které předá adresát k zaevidování poté,kdy tuto skutečnost zjistí,a rovněž dokumenty převzaté mimo stálé pracoviště (např.během služební cesty).Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31.prosince.Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31.prosince číslem jednacím.<.>.“ a jménem,příjmením a podpisem pracovníka pověřeného vedením spisové služby <.>
 
5.3 <.>
 
5.4 <.>
 
5.5 <.>
Dokument se označuje číslem jednacím.Číslo jednací je ve tvaru „zkratka podatelny (OUK=Obecní úřad Kozlov) - pořadové číslo zápisu dokumentu v podac...