Obec Šimanov,Šimanov 58,IČ 00373940
<br> Obec Šimanov,Šimanov 58,IČ 00373940
<br>
Vnitřní předpis č.3 /2009
<br> Skartační řád
<br> 2.1.Úvodní ustanovení
<br> Tento skartační řád upravuje postup obce Šimanov při vyřazování dokumentů potřebných pro její činnost a při posuzování jejich dokumentární hodnoty <.>
<br> 2.2.Zásady vyřazování dokumentů
<br> 1.Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení dokumentů na obecní úřadě.Bez skartačního řízení nelze ničit žádné dokumenty <.>
Skartační řízení se provádí nejméně jednou za 5 let <.>
<br> 2.Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti obce,a to včetně došlých dokumentů,u nichž uplynula skartační lhůta,a které již nejsou potřebné pro další činnost obce.Do skartačního řízení se zařazují i razítka vyřazená z evidence <.>
<br> 3.Pro přípravu a provedení skartačního řízení musí být zřízená tříčlenná skartační komise,její členy jmenuje starosta obce a jejich jména se uvádějí ve skartačním návrhu.Jedním členem skartační komise je pracovník pověřený vedením spisové dokumentace <.>
<br> 4.Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná předarchivní péče o dokumenty,tj.jejich evidence,správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení v archivu po dobu stanovenou skartačními lhůtami <.>
<br> 2.3 Archivní orgány
<br> Archivem příslušným pro provádění metodického dohledu,kontroly skartačního řízení název organizace je Státní okresní archiv Jihlava.Jeho pověření zaměstnanci mají po dohodě právo přístupu do všech prostor obce sloužících pro potřeby spisové služby <.>
<br> 2.4 Skartační lhůty
<br> 1.Skartační lhůta určuje dobu,po kterou je nutné dokumenty uchovávat z důvodů správních a provozních <.>
<br> 2.Skartační lhůta se vyjadřuje počtem let,počítaných od 1.ledna roku následujícího po dni vyhotovení,vyřízení dokumentu,nebo ztráty platnosti dokumentu,u spisových celků po dni vzniku či vyřízení časově nejmladšího dokumentu.Skartační lhůty nelze zkracovat.Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena po dohodě se Státním okresním archivem Jihlava <.>
<br> 2.5 Skartační znaky
<br> 1.Skartační znaky A,V,S vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentů a označují,jak se s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží
<br> a) skartační znak „A“ /archiv/ označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty /archiválie/,které po uplynutí skartační lhůty budou navrženy k odevzdání do archivu <,>
<br> b) skartační znak „S“ /stoupa-skart/ označuje dokumenty,které nemají trvalou dokumentární /historickou/ hodnotu a po uplynutí skartační lhůty budou navrženy ke zničení <,>
<br> c) skartační znak „V“ /výběr/ označuje dokumenty,jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená,že dokumenty po uplynutí skartační lhůty budou znovu posouzeny,a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S a takto uvedeny ve skartačním návrhu.Základní převedení „V“ do „A“,nebo „S“ provede skartační komise,rozhodnutí je na zaměstnanci SOA Jihlava,Fritzova 4800,Jihlava <,>
<br> 2.6 Průběh skartačního řízení
<br> 1.Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení pracovník pověřený vedením spisové služby.Dle archivní knihy zkontroluje úplnost dokumentů,zaurguje vrácení vypůjčených dokumentů u nichž prošla skartační lhůta.Rozdělí dokumenty do XXXXXX „A“ a „S“.U skupiny „V“ skartační komise posoudí,zda budou zařazeny do skupiny „A“ nebo „S“ <.>
<br> 2.Pověřený pracovník zašle návrh na vyřazení dokumentů,eventuálně razítek k Státnímu okresnímu archivu Jihlava v listinné podobě ve dvojím vyhotovení.Připojí k němu dvojmo samostatné seznamy dokumentů pro jednotlivé skupiny:
<br> I.dokumenty skupiny A
II.dokumenty skupiny S
III.dokumenty skupiny V přeřazené do A
IV.dokumenty skupiny V přeřazené do S
<br> 3.Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený archivář odbornou archivní dohlídku dokumentů event.razítek navrhovaných na vyřazení.Uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu podle skupin I.a III.a seznam přiloží k protokolu o skartačním řízení,dále seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle skupiny II.a IV.u nichž vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“.Dále dohodne se skartační komisí předání dokumentů označených skartačním znakem „A“ do archivu.O předání se sepíše úřední záznam (předávací protokol) <.>
<br> 4.Dokumenty se upraví tak,aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení,tzn.uspořádají se do přehledných jednotek /balíků,svazků,kartonů apod./,které se průběžně očíslují <.>
<br> 5.Pokud obec nesouhlasí s obsahem skartačního protokolu,může proti němu vznést do 15 dnů námitky Státnímu okresnímu archivu Jihlava a je zahájeno správní řízení <.>
<br>
6.Skartační návrh podepisuje starosta obce /nebo v jeho zastoupení místostarosta/,dále jej podepisuje pracovník pověřený správou spisovny a členové skartační komise <.>
<br>
3.Přílohy
<br> Součástí tohoto spisového a skartačního řádu jsou tyto přílohy:
<br> č.3.1 – vzor...