Vnitřní směrnice 1/2016
<br> Spisový a skartační řád Obce Mnichov,Mnichov 73,345 22 Poběžovice
<br> Obsah:
1.úvodní ustanovení
2.příjem dokumentů
3.evidence dokumentů
4.vyřizování dokumentů
5.vyhotovování dokumentů
6.podepisování dokumentů
7.odesílání dokumentů
8.ukládání dokumentů
9.vyřazování dokumentů
10.závěrečná ustanovení
<br>
Článek 1
Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona 499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,má platnost pro obec Mnichov
a je závazný pro všechny její zaměstnance <.>
2.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti obce,popřípadě z jejích právních předchůdců,zahrnující jejich řádný příjem <,>
evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování a odesílání,ukládání a vyřazování
ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
3.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální
4.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> Článek 2
Příjem dokumentů
<br> 1.Doručené dokumenty pro obec přijímá a otevírá starosta obce nebo účení
2.Dokument,případně obálka dokumentu,se opatří v den doručení otiskem podacího razítka
a po zaevidování se předá k vyřízení,totéž platí i pro ústní podání <.>
3.Podací razítko obsahuje :název obce,datum doručení,číslo jednací
4.Číslo jednací obsahuje: zkratku označení obce OU,pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku,v němž je dokument evidován <.>
5.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodlehají následující dokumenty
a)došlé – knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky normy,reklamní a nabídkové
tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <.>
b) vlastní – koncepty,pomocné a interní dokumenty,neschopenky,časopisy,zpravodaje
<br> 6) Obálka dokumentu se ponechává jako součást,je-li podací razítko otištěno na obálce,je-li
zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou,je-li to nezbytné pro určení,kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele <.>
<br> Článek č.3
Evidence dokumentů
<br> 1.Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti obce se evidují v podacím deníku.Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně,ale připojí se doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím <.>
2.Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů,označená
názvem obce,rokem,v němž je užívána a počtem listů.Obec zabezpečí deník proti ztrátě <,>
pozměnění a neoprávněnému přístupu <,>
3.Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly doručeny nebo vznikly.Pokud se používají zkratky je jejich seznam nedílnou součástí podacího deníku
4.O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje
a) pořadové číslo dokumentu
b) datum doručení dokumentu nebo datum jeho vzniku,jedná-li se dokument,který vznikl
z vlastní činnosti
c)identifikace odesílatele,jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti,zapíše se jako „vlastní“
d)číslo jednací odesílatele <,>
e)stručný obsah dokumentu
f) den odeslání
5.Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem
31.prosince.Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „ukončeno 31.prosince a číslem jednacím.<.>.<.> “
a podpisem starosty <.>
6.Zápisy do podacího deníku musí být čitelné a trvalým způsobem,pokud je veden v listinné
podobě.Chybný zápis se škrtne tak,aby zůstal čitelný i po opravě.V případě potřeby se
nahradí správným zápisem.Oprava se opatří datem,jménem,příjmením a podpisem toho,kdo ji provedl <.>
6.Obec vede samostanou evidenci dokumentů,na které se vztahují zvláštní právní předpisy
(faktury,střížnosti,vyhlášek apod.) <,>
<br> Článek č.4
Vyřizování dokumentů
1.Jestliže se zjistí,že obec není příslušná k vyřízení dokumentu,postoupí jej příslušnému místu <.>
2.Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné podobě,učiní o XXX na dokumentu záznam
X.Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem vyřízení <.>
<br>
<br>
Článek 5
Vyhotovování dokumentů
1.Dokumenty vzniklé z úřední činnosti obce se označují záhlavím a s jejím názvem a sídlem a číslem jednacím.V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i čislo jednací došlého
dokumentu,pokud jej obsahuje.Takto lze označovat i obálky dokumentů <,>
<br> Článek 6
Podepisování dokumentů a užívání razítek
1.Dokument podepisuje starosta obce nebo místostarosta obce
<br> Článek 7
Odesílání dokumentů
1.Odesílání dokumentu zajišťuje účetní obce,která zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání
2.Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty,u nichž je nutno,aby doručení bylo
doloženo,nebo je-li to stanoveno zvláštními předpisy.Písemný doklad stvrzující,že dokument byl doruč...