Spisový a skartační řád Obce Sobčice
<br> Sobčice 25,508 01 Hořice
<br> Obsah:
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
4.Vyřizování dokumentů
5.Podepisování dokumentů a užití razítek
6.Odesílání dokumentů
<br> 7.Ukládání dokumentů
8.Vyřazování dokumentů
9.Závěrečná ustanovení
<br>
<br> Čl.1
Úvodní ustanovení
<br>
1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a
<br> spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.83/2014 Sb.o podrobnostech
výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů <.>
<br>
2.Má platnost pro Obecní úřad Sobčice,(dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
<br>
3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu <,>
popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování <,>
oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně
kontroly těchto činností <.>
<br>
4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v
podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br>
5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br>
6.Základní pojmy:
<br>
 SPISOVNA je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
<br>
 SKARTAČNÍ LHŮTA je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br>  SPISOVÝ ZNAK je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
<br>
 SKARTAČNÍ ZNAK:
<br>
„A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k
trvalému uložení do Státního okresního archivu Jičín <.>
<br> „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení <.>
<br> „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty
se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
<br>
<br>
 SKARTAČNÍ PLÁN je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými
<br> znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br>
 SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností
bezcenných <.>
<br> Čl.2
Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá prostřednictvím poštovních služeb starosta (dále jen pověřená
osoba) nebo místostarosta (dále jen pověřená osoba) na své adrese,v případě doručení písemnosti do
schránky obecního úřadu – pověřená osoba <.>
<br> 2.Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechny doručené
dokumenty/písemnosti zaeviduje,opatří je číslem jednacím a zapíše do knihy došlé pošty.Po
zaevidování jsou dokumenty předány k vyřízení.Stejným způsobem postupujeme i u dokumentů
v digitální podobě <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá
se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru <,>
zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální
podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,spisová značka pověřené
osoby,počet listů a počet listů příloh a skartační znak.U příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.U
dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v knize došlé pošty lomené posledním dvojčíslím běžného
kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance.Pod jedním číslem
jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé: knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny <,>
pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
b) vlastní: koncepty,pomocné a interní dokumenty,neschopenky,dovolenky,propustky a jiné
dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
<br>  není-li na samotném dokumentu datum
 má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
 u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
 je-li adresa odesílatele pouze na obálce
 u stížností
<br> Čl.3
Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník = kniha došlé/odeslané pošty,který je v záhlaví
označen názvem obecního úřadu <.>
<br> 2.Dokumenty se evidují v podacím deníku = knize došlé/odeslané pošty v číselném a časovém pořadí,v
němž byly doručeny nebo vznikly.Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky,je jejich
seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
<br> 3.Dokumenty se zapisu...