Obec: Uhřínov
IČO: 00842575
Adresa: Uhřínov 23,594 41 Uhřínov
Směrnici zpracoval: XXXXX XXXXXXXX
Směrnici schválil starosta obce: XXXXX XXXXX
Datum schválení zastupitelstvem: XX.XX.XXXX
Směrnice nabývá účinnosti od: 1.1.2012
<br>
Směrnice č.1/2011
Spisový a skartační řád
<br> Obsah:
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
4.Rozdělování a oběh dokumentů
5.Vyřizování dokumentů
6.Podepisování dokumentů a užívání razítek
7.Odesílání dokumentů
8.Ukládání dokumentů
9.Skartační řád
10.Spisový a skartační plán
11.Skartační znak
12.Skartační lhůta
13.Skartační řízení
14.Závěrečná ustanovení
Příloha č.1,2
1 <.>
Úvodní ustanovení
<br> Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví
a spisové službě a o změně některých zákonů a je závazný pro všechny zaměstnance a zastupitele
obce Uhřínov <.>
Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z výkonu státní
správy a samosprávy obce Uhřínov,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh <,>
vyřizování,vyhotovování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to
včetně kontroly těchto činností <.>
Dokumentem se rozumí každý záznam v analogové nebo digitální podobě.Za doručený dokument se
považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně
nebo telefonicky.Zaměstnanec,který dokument takto převzal,je povinen zabezpečit neprodlené
předání podatelně k evidenci <.>
Písemnosti podléhající zvláštnímu způsobu evidence se evidují odděleně v samostatné evidenci <.>
Odděleně se vede evidence písemnosti obsahující utajované skutečnosti,dále kniha došlých a odeslaných faktur <.>
<br>
2 <.>
Příjem dokumentů
<br> Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen „podatelna“) <.>
Dokument,případně obálka dokumentu,se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho
zaevidování se předá k vyřízení <.>
Podací razítko obsahuje vždy
název úřadu
datum doručení
číslo jednací
<br> Dokumenty,na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu <,>
se předávají neotevřené zaměstnanci.Pokud po otevření dopisu zjistí,že písemnost má úřední
charakter,zabezpečí jejich dodatečné zaevidování v podatelně <.>
Obálka se ponechá jako součást písemnosti vždy když je dokument doručován do vlastních rukou <.>
Elektronické dokumenty a e-maily se po vytisknutí označí stejným způsobem jako dokumenty doručené poštou a evidují se ve stejném programu jako dokumenty doručené do datové schránky <.>
<br> 3 <.>
Evidence dokumentů
<br> Veškeré dokumenty doručené do úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají evidenci <.>
Dokumenty,které nejsou úředního charakteru,se neevidují (propagační letáky).Dále se neevidují
doručené časopisy,denní tisk a Sbírky zákonů.Spisovou evidenci úřadu vede podatelna.Spisová
evidence je vedena elektronickou formou v programu Munis od firmy Triada,s.r.o.Všechna podání doručená úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně <.>
<br> Podací deník obsahuje tyto údaje:
- pořadové číslo dokumentu
- datum doručení podání nebo vzniku vlastního dokumentu
- odesílatele
- věc (stručný obsah podání)
- přidělení k vyřízení
- způsob vyřízení podání
- spisový znak,skartační znak
- typ zásilky
- přílohy,počet listů
<br>
Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince <.>
Uzavírání roku provádí program automaticky <.>
Číslo jednací obsahuje pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku,v němž je písemnost evidována (tj.např.1/11 znamená první písemnost v roce 2011) <.>
Podatelna předává zaevidované dokumenty starostovi a ten je rozdělí útvarům k vyřízení <.>
<br> 4 <.>
Rozdělování a oběh dokumentů
<br> Zaevidovaný dokument se fyzicky předává zaměstnanci určenému k vyřízení.Rozdělování dokumentů
provádí účetní obce.Současně je v elektronické podobě dokument převeden na osobu,která
jej bude vyřizovat <.>
<br> 5 <.>
Vyřizování dokumentů
<br> Vyřizování dokumentů se eviduje v elektronickém programu Munis v sekci „kancelář“ <.>
K založenému dokumentu vybere pověřený pracovník způsob vyřízení ( vyřídit,předat pracovníkovi,předat útvaru nebo nevyřizovat ) <.>
Veškeré dokumenty týkající se téže věci tvoří spis.Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje,ale ukládá pod číslem nejvyšším,tj.číslem jednacím nejmladší písemnosti.Odpověď na doručenou písemnost se eviduje,vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu.K podání se vždy připojuje stejnopis,případně koncept vyřízení <.>
Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu,vyžádá si zpracovatel číslo jednací od zaměstnance
pověřeného vedením spisové evidence a současně sdělí jeho obsah pro zápis do podacího deníku <.>
Zaměstnanec pověřený vedením spisové evidence má povinnost provést záznam o vyřízení do podacího deníku.Vyt...