sprsovÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br> V souladu se zákonem č.499/2004 Sb.o archivnictví & spisové službě a o změně některých zákonů,vyhláškou č.646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby a instrukcí MV ČR ze dne 25.5.1992 čj.VSC/l-793/92 o spisové službě vydávám tento spisový a skartační řád Obecního úřadu Hrobčice <.>
<br> Spisoyý řád
<br> Spisový řád upravuje pravidla pro výkon spisové služby.Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti obecního úřadu,popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování,odesílání a ukládání,a to včetně kontroly těchto činností.Dokumentem je každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,který vznikl z činnosti obecního úřadu.Spisová služba se vykonává formou písemnou — elektronickou (ObÚ zvolí správnou variantu) <.>
<br> Příjem dokumentů
<br> Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen „podatelna“).Příjem datových zpráv se řídí vyhláškou č.496/2004 Sb.o elektronických podatelnách.Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně,pokud byl zaevidován; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu <.>
<br> Dokumenty,na jejichž příjem,evidenci a manipulaci se vztahují zvláštní právní předpisy,se přijímají odděleně a vede se pro ně samostatná evidence (viz příloha č.1 ) faktury — kniha faktur.Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede starostka obce,XXXXXXXX XXXXXX
<br> Dokument,případně obálka dokumentu,se opatří v den doručení otiskem podacího razítka s číslem jednacím a po zaevidování se předá k vyřízení.V případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Dokument doručený V digitální podobě se opatří identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení.(Upozornění: nejedná se 0 e—mail,ale 0 dokument v digitální podobě.E-maíl je pouze jiný,alternativní způsob doručení.)
<br> Podací razítko obsahuje vždy:
<br> název určeného obecního úřadu <,>
<br> datum doručení,u podání,kde to ukládá zvláštní právní předpis,též čas doručení <,>
<br> číslo jednací <,>
<br> počet listů <,>
<br> počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů <.>
<br> M.A.Wpí—
<br> Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby,předá se adresátovi,popřípadě jím určené osobě,obálka neotevřená.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,která mu byla takto doručena,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu obecního úřadu.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e- mailové schránky adresáta,postupuje se podle věty druhé obdobně <.>
<br> Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást:
<br> a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována obecnímu úřadu
<br> do vlastních rukou <,>
<br> b) je-li to nezbytné pro určení,kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy
<br> byla obecnímu úřadu doručena,c) je—li to rozhodně pro zjištění adresy odesílatele <.>
<br> Evidence dokumentů
<br> Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti obecního úřadu se evidují v podacím deníku vedeném podatelnou.Vyřízení se neeviduje samostatně,ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím <.>
<br> Dokumenty neúředního charakteru se neevidují.(Viz příloha č.2 — ObÚ uvede ve svém spísovém a skartačním řádu seznam dokumentů,které z hlediska jeho činnosti nejsou úředního charakteru; tyto dokumenty pak nepodléhají evidenci — Reklamní letáky a nabídky firem) <.>
<br> Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů,označená názvem obecního úřadu,pro něhož je vedena,rokem,v němž je užívána,a počtem všech listů.Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly obecnímu úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti <.>
<br> 0 dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje:
<br> 1.pořadové číslo dokumentu,pod nímž je v podacím deníku evidován <,>
<br> 2.datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti obecního úřadu,datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy je dokument dostupný v elektronické podatelně <,>
<br> 3.identifikace (adresa) odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti obecního úřadu,zapíše se jako „Vlastní“ <,>
<br> 4.číslo jednací odesílatele,počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh <,>
<br> 5.stručný obsah dokumentu <,>
<br> 6.příjmení zaměstnance obecního úřadu (dále jen „zaměstnanec“) určeného k vyřízení,popřípad...