OBEC BECHLÍN
<br> SPISOVÝ ŘÁD
I.Úvodní ustanovení
<br> Spisový řád je vnitřní předpis obce,který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení <.>
Cílem spisového řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty,vzniklými nebo vyřízenými Obcí Bechlín (dále jen „obec“)
v zájmu racionalizace správní,operativní a provozní činnosti obce <.>
Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem,evidencí,rozdělováním,oběhem,vyřizováním <,>
vyhotovováním,podepisováním,odesíláním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení <.>
Spisová služba se řídí:
 zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů <,>
 vyhláškou č.259/2012 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <,>
 zákonem č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví <,>
 zákonem č.300/2008 Sb <.>,o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů <.>
<br> Spisový řád je závazný pro všechny osoby činné v obci <.>
<br> II.Základní pojmy
Dokumentem se rozumí každá písemná,obrazová,zvuková nebo jiná zaznamenaná informace,ať již v podobě
analogové či digitální,která byla obcí vytvořena nebo byla obci doručena <.>
Replikou se rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě,z něhož byl vytvořen <.>
Metadaty se rozumí data popisující souvislosti,obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času <.>
Škodlivým kódem se rozumí počítačový program,který je způsobilý přivodit škodu na výpočetní technice obce <.>
Jednoznačným identifikátorem se rozumí označení dokumentu,které zajišťuje jeho nezaměnitelnost.Dokument
je jednoznačným identifikátorem spojen s příslušnou evidencí dokumentů <.>
Spis tvoří veškeré dokumenty vzniklé při úředním jednání k jedné věci <.>
Archiválií se rozumí takový dokument,který byl vzhledem k době vzniku,obsahu,původu,vnějším znakům a trvalé
hodnotě dané politickým,hospodářským,právním,historickým,kulturním,vědeckým nebo informačním významem
vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla,razítka
a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou,které byly vzhledem k době vzniku <,>
obsahu,původu,vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým,hospodářským,právním,historickým,kulturním <,>
vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence <.>
Výběrem archiválií se rozumí posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení
do evidence archiválií <.>
Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti obce,popřípadě
z činnosti jejích právních předchůdců,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování <,>
podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
Výkonem spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická
správa dokumentů v digitální i analogové podobě <.>
Elektronický systém spisové služby je informační systém určený ke správě dokumentů,který je kompatibilní
se spisovým plánem a který odpovídá potřebám organizace <.>
Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými
znaky,skartačními znaky a skartačními lhůtami <.>
Spisovým znakem se rozumí označení,které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího
vyhledávání,ukládání a vyřazování <.>
Skartačním režimem se rozumí systém,který vymezuje dokumentům dobu jejich ukládání (skartační lhůtu) a určuje
jejich skartační znak <.>
Skartačním znakem se rozumí označení dokumentu,podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení <.>
A – označuje dokumenty trvalé hodnoty,které budou ve skartačním řízení navrženy k uložení do archivu <,>
S – označuje dokumenty,které budou ve skartačním řízení navrženy ke zničení <,>
V – označuje dokumenty,které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi dokumenty A a S <.>
Skartační lhůtou se rozumí počet let,během nichž musí být dokument uložen u obce <.>
Spouštěcí událostí se rozumí okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty <.>
Skartační řízení je postup,při kterém se vyřazují dokumenty,jimž uplynuly skartační lhůty <.>
Příruční registraturou se rozumí místo,které slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost
zaměstnanců.Dokumenty jsou zde uloženy po dobu provozně a správně nezbytně nutnou <.>
Spisovnou se rozumí místo určené k uložení,vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu obce a k provádění
skartačního řízení <.>
Archivem se rozumí zařízení podle archivního zákona,které slouží k ukládání archiválií a péči o ně <.>
<br>
<br> III.Spisový řád
<br>
Příjem dokumentů
Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném – podatelně,která sídlí na adrese Bechlín čp.85,411 86 <.>
Na této adrese jsou v úředních hodinách: pondělí 8:00-12:00 12:30-17:00
<br> úterý 8:00-12:00 12:30-15:00
středa 8:00-12:00 12:30-17:00
čtvrtek 8:00-12:00 12:30-15:00
pátek 8:00-12:00
<...