Spisový a skartační ř 'd Obec Vranovice,) » ! w
<br> Schváleno dne 7.f.„.; f."
<br> Usnesení č.5-2,"IČ/„Jill
<br> Uvodní ustanovení
<br> Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby.Cílem spisového a skartačního řádu je sjednotit manipulaci s dokumenty,vzniklými nebo vyřízenými v Obci Vranovice.Součástí spisového a skartačního řádu je Spisový a skartační plán <.>
<br> Spisový a skartační řád je závazný pro všechny pracovníky Obce Vranovice <.>
<br> Všeobecná ustanovení
<br> Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem,tříděním,zapisováním,oběhem,vyřizováním,vyhotovováním,podepisováním,odesíláním,ukládáním a vyřazováním (skartaci) dokumentů <.>
<br> Spisová služba se řídí: zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů,ve znění pozděj ších předpisů,v oblasti výkonu spisové služby a archivnictví dle 5 63 odst.1 písm.d) zákona <,>
<br> zákonem č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví v platném znění,zákonem č.582/1991 Sb.o organizaci a provádění sociálního zabezpečení & 35 a odst.4
<br> zákonem o volbách č.49l/2001 Sb.& vyhláškou č.59/2002 Sb <.>
<br> Základní pojmy
<br> Dokument — je každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,který vznikl z činnosti původce <.>
<br> Podací deník — základní evidenční pomůcka spisové služby,do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořadí podání <.>
<br> Podání — dokument došlý organizaci nebo v ní vzniklý,návrhy a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu,který se stává předmětem úředního jednání <.>
<br> Podatelna — místo,v němž se evidují podání — kancelář obecního úřadu.Původce — každý,z jehož činnosti dokument vznikl <.>
<br> Spis — dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání k jedné věci <.>
<br> Spisové znaky — označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu <.>
<br> Skartační znak — vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu a označuje způsob,jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení : znak A — označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu,znak S — označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení,znak V — označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S <.>
<br> Skartační lhůta je doba,po kterou dokument zůstává uložen v organizaci.Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat <.>
<br> Spisový plán je schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů <.>
<br> Skartační plán je rozpis věcných druhů dokumentů organizace,doplněný o Skartační znaky a lhůty <.>
<br> Sgisogý řád Upravuje úkony spojené s příjmem a tříděním došlých dokumentů se zapisováním došlých dokumentů,s oběhem,vyřizováním,vyhotovováním,podepisováním,odesíláním a ukládáním dokumentů <.>
<br> Příjem dokumentů
<br> Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném — kancelář obecního úřadu (podatelna),popřípadě doručovací adresa dohodnutá s Ceskou poštou — adresa starosty nebo pracovníka pověřeného k vedení podacího deníku <.>
<br> Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem.V podatelně se přijímají veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele nebo místo odeslání.Dokument v digitální podobě se považuje za doručený tehdy,je-li dostupný v elektronické podatelně <.>
<br> Za doručený dokument se považuje také takový dokument,který byl předán osobně mimo podatelnu (kancelář obecního úřadu) nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně.Zaměstnanec,který dokument takto převzal nebo pořídil záznam je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání podatelně k evidenci <.>
<br> Došlý dokument se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br> Evidence dokumentů
<br> Všechny dokumenty podléhající evidenci,jsou evidovány v podacím deníku v elektronické spisové službě <.>
<br> Podací deník je kniha vytvořená přetištěním z elektronické podoby podacího deníku.Do podacího
<br> deníku jsou dokumenty zapisovány v pořadí,v němž byly organizaci doručeny.Císelná řada v podacím deníku začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31.prosince.Každý doručený dokument má své číslo jednací <.>
<br> Rozdělování a oběh dokumentů
<br> Zaevidovaný dokument se předává příslušnému zaměstnanci určenému k vyřízení.Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání <.>
<br> Vyřizování dokumentů
<br> Vyřízení doručeného dokumentu je prováděno v listinné podobě nebo elektronicky věcně,stručně a srozumitelně,způsob vyřízení a navrhovaná opatření musí být řádně zdůvodněna.Pokud je dokument vyřizován jinak než V listinné podobě,učiní o XXX zaměstnanec záznam.Kopii vyřízení připojuje k vyřízenému ...