Městský úřad Jaroměř
Spisový řád – příloha č.1,Spisový a skartační plán
<br>
1
<br>
<br>
<br>
Spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností
<br>
Obce s rozšířenou působností jsou povinny podle § 63 a § 68 zákona č.499/2004 Sb <.>,o
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,vykonávat spisovou službu <.>
Součástí této povinnosti je také ukládání dokumentů ve spisovně podle § 8 vyhlášky č <.>
646/2004 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby.Jelikož vyhláška stanoví povinnost
ukládat dokumenty ve spisovně,neobsahuje však podrobnosti k provedení této povinnosti <,>
vydává odbor archivní správy MV Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou
působností jako metodickou pomůcku pro zpracování vlastního systému pro ukládání
dokumentů,vzniklých z činnosti obce.Každá obec je oprávněna ukládat dokumenty vzniklé
z její činnosti ve spisovně způsobem,XXXXX si sama stanoví,může však použít navrhovaný
způsob <.>
<br> Spisové znaky a podznaky pro ukládání jednotlivých druhů dokumentů jsou
navrženy podle systému,použitého v instrukci ministerstva vnitra České republiky ze dne 25 <.>
5.1992 čj.VSC/1-793/92,o spisové službě,publikované pod číslem 1 ve Věstníku vlády
České republiky pro okresní úřady a orgány obcí z 25.8.1992,ročník 2,částka 1.Navazují
rovněž na vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností,vydaný jako
příloha vzorového spisového a skartačního řádu pro obce s rozšířenou působností,vydaného
odborem archivní správy pod.čj.AS-1709/1-2003 dne 10.listopadu 2003.Obdobný systém
byl použit také při přípravě Metodického návod pro tvorbu spisového a skartačního plánu
krajského úřadu,vydaného odborem archivní správy v roce 2004 <.>
<br> Vzorový spisový a skartační plán obsahuje především spisové znaky a podznaky <,>
kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a členění podle činnosti.U každého
spisového znaku či podznaku jsou uvedeny skartační znaky a skartační lhůty.V úvodní části
spisového a skartačního plánu jsou uvedeny spisové znaky a podznaky dokumentů
vznikajících z činností,které zajišťují všechny nebo několik útvarů úřadu,v dalších částech
jsou uvedeny spisové znaky a podznaky pro ukládání dokumentů vzniklých z činnosti
jednotlivých úseků úřadu <.>
<br> Jednotlivé spisové znaky a podznaky jsou určeny pro skupiny dokumentů nebo
jejich druhy.Jelikož navazují na dříve používaný systém,byly vypuštěny spisové znaky a
podznaky pro ty druhy dokumentů,které již nevznikají z činnosti obcí.Číselné řady znaků a
podznaků proto nejsou úplné.Uprázdněná místa se však nedoporučuje využívat pro jiné druhy
dokumentů,neboť mohou být v případě potřeby obce zpětně využita.Do spisového a
skartačního plánu byly dále doplněny nově vzniklé druhy dokumentů,které neobsahovala
starší metodika <.>
<br> Třídění jednotlivých skupin dokumentů nebylo dovedeno v mnoha případech
až na úroveň jednotlivých druhů.K úplnému roztřídění nebylo přistoupeno především z
praktických důvodů,neboť spisový a skartační plán by se neúměrně rozšířil a ztratil
přehlednost.Pokud je to však účelné a přispěje-li to k přehlednosti uložených druhů
dokumentů,je obec oprávněna provést podrobnější členění spisových znaků např.navrženým
způsobem.Tak např.spisový znak 402” Organizační záležitosti kulturních zařízení” lze
rozdělit na podznaky podle jednotlivých druhů kulturních zařízení atp.Úprava bude výhodná
zejména u skupin dokumentů z oblasti školství,sociální péče či u dopravně správních agend <.>
Úpravou by však neměly být dotčeny stanovené spisové znaky spisového a skartačního plánu <.>
<br>
<br> Městský úřad Jaroměř
Spisový řád – příloha č.1,Spisový a skartační plán
<br>
2
<br>
Spisový a skartační plán uvádí rovněž skartační znaky a skartační lhůty
jednotlivých druhů dokumentů.Skartační znaky,navržené po dohodě s jednotlivými archivy <,>
jsou závazné.Jejich případná změna musí být konzultována s příslušným archivem <,>
vykonávajícím u obce skartační řízení.Skartační lhůty jsou pouze doporučené a mohou být
prodlouženy v souladu s příslušnou právní normou,potřebami obce a po dohodě s příslušným
archivem <.>
<br> Spisový a skartační plán je nedílnou součástí spisového a skartačního řádu
obce.Při zpracovávání těchto norem se obcím doporučuje obrátit se na příslušný archiv <,>
odpovědný za provádění skartačního řízení,o metodickou pomoc při jejich přípravě <.>
<br>
<br> I <.>
Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin
<br>
<br> Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do
Znaky všeobecné 51 - 99
<br> Organizace činnosti 101-108
<br> Agenda kontroly,přezkumu hospodaření a interního auditu 111-115
<br> Personální práce 117-122
<br> Finance 176-182
<br> Životní prostředí 201-250
<br> Živnostenské podnikání 253
<br> Správa majetku obce 254-260
<br> Doprava a silniční hospodářství 276-283
<br> Obchod a cestovní ruch 302-306
<br> Územní plánování a stavební řád 326-341
<br> Kultura 401-411
<br> Záležitosti církví a náboženských společností 431-432
<br> Školství a sport 451-4...