Město Jaroměř
<br> Právní předpis č.13
Gestor: Ing.XXXXX XXXXXX,tajemník
<br> Směrnice
o ochraně osobních údajů zaměstnanců
datum vydání
29.8.2007
<br> účinnost
1.9.2007
<br> poznámka
Nahrazuje VP č.10/2005 z 15.12.2005
<br> MĚSTO JAROMĚŘ
<br> Směrnice
o ochraně osobních údajů zaměstnanců
Směrnice je určena pro pracovněprávní účely Městského úřadu Jaroměř v návaznosti na
zákon č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví ve znění pozdějších předpisů,zákon č.499/2004 Sb <.>,o
archivnictví a spisové službě,zákon č.262/2006 Sb <.>,zákoník práce a zákon č.101/2000 Sb <.>,o
ochraně osobních údajů <.>
<br> Čl.1
Za zaměstnavatele plní oznamovací povinnost podle zákona o ochraně osobních údajů
tajemník úřadu (nebo jeho zástupce),který je pověřen stykem s Úřadem pro ochranu osobních
údajů.Na osobní spis zaměstnance uložený v kanceláři tajemníka úřadu,jehož obsahem jsou
pouze nezbytné osobní údaje pro pracovněprávní účely a osobní údaje zaměstnance nutné pro
plnění zákonem uložených povinností zaměstnavatele (zpracování mezd,cestovních příkazů <,>
platebních výměrů a pod.) uložené na odboru finančním a plánovacím (dále OPF),nebo u
příslušného vedoucího odboru a útvaru,se oznamovací povinnost nevztahuje <.>
<br> Čl.2
Před vznikem pracovněprávního vztahu a za jeho trvání se po předchozím poučení a se
souhlasem zaměstnance,který je uveden v „Zaváděcím listu“,shromažďují a zpracovávají jen
takové osobní údaje,které mají příčinný vztah k uzavřenému pracovněprávnímu vztahu se
zaměstnancem a jejichž shromažďování a zpracovávání vyplývá z obecně závazných právních
předpisů.Osobní údaje o zaměstnancích se shromažďují především v listinné podobě zejména
formou osobního dotazníku,tzv.„Zaváděcího listu“,„Hlášení o změně“,„Přehledu o odborné
praxi“ a „Potvrzení příslušných orgánů“ atd.jsou uloženy v kanceláři tajemníka úřadu,OPF a
archivu zaměstnavatele.Osobní údaje o zaměstnancích se pro potřeby zaměstnavatele dále
zpracovávají jak v papírové,tak i v elektronické podobě <.>
<br> Čl.3
Za dodržování povinností při ochraně osobních údajů při výběrových řízeních a přijímání
zaměstnanců do pracovněprávního vztahu zodpovídá tajemník úřadu a jmenovaní členové
výběrové komise.V době trvání pracovněprávního vztahu zaměstnance zodpovídá za ochranu
osobních údajů tajemník úřadu,OPF,příslušný vedoucí všech odborů nebo útvarů,který je
povinen každého zaměstnance informovat o XXX,v jakém rozsahu a pro jaký účel budou jeho
osobní údaje zpracovány,komu mohou být zpřístupněny,jakož i o jeho právu přístupu
k osobním údajům,právu na jejich opravu,blokování,doplnění nebo likvidaci.Pokud
zaměstnanec zjistí nebo se domnívá,že zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů
v rozporu s ochranou soukromého a osobního života,má právo podat stížnost u vedoucího
odboru organizačního a vnitřních věcí,nebo na jeho oddělení přestupků a stížností <.>
Zaměstnavatel je též povinen zaměstnance poučit o XXX,zda je poskytnutí osobního údaje
<br> povinné či dobrovolné.V případech,kdy je zaměstnanec povinen podle zvláštního ustanovení
zákona přesné osobní údaje pro zpracování poskytnout,poučí jej o následcích odmítnutí
poskytnutí osobních údajů <.>
Čl.4
Všichni zaměstnanci MěÚ Jaroměř jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích
a o bezpečnostních opatřeních,jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů <.>
Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru u MěÚ Jaroměř bez
časového omezení.Pokud jsou osobní údaje zaměstnanců zpracovávány jiným subjektem než
zaměstnanci zaměstnavatele,jsou vedoucí zaměstnanci úřadu s těmito subjekty při uzavírání
smluv na tuto činnost povinni zakotvit povinnost mlčenlivosti o osobních údajích a o
bezpečnostních opatřeních,jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů <.>
V uzavřené smlouvě musí být rovněž zakotveno,že uvedená povinnost mlčenlivosti pro jiné
subjekty trvá i po skončení smlouvy a vztahuje se i na všechny osoby vykonávající pro tyto
subjekty činnost,která je předmětem smlouvy <.>
<br> Čl.5
Do osobního spisu zaměstnance mohou kromě dotyčného zaměstnance nahlížet příslušný
nadřízený vedoucí odboru nebo útvaru,vedoucí odboru plánovacího a finančního,pracovníci
mzdové účtárny OPF,tajemník MěÚ,starosta a místostarosta.Tyto osoby zodpovídají za to,že
za trvání a po skončení pracovního poměru zaměstnance nebudou jeho osobní údaje
shromážděné pro pracovní účely v osobním spise zaměstnance zpřístupněny nepovolaným
osobám <.>
Pracovníci mzdové účtárny OPF zodpovídají za ochranu osobních údajů všech zaměstnanců <,>
kteří jsou uvedeni ve mzdovém programu fi.Unicos,s.r.o.Klatovy.Dále zaměstnanci odboru
plánovacího a finančního zodpovídají za ochranu osobních údajů zaměstnanců při zpracování
jejich cestovních příkazů <.>
<br> Čl.6
1.Tento právní předpis byl schválen Radou města dne 29.8.2007,usnesením č.0879-26-2007OOVV-RM <.>
2.Tento právní předpis nabývá účinnosti dnem 1.9.2007 <.>
3.Tento právní předpis ruší směrnici č.10/2005,schválenou RM dne 21.12.2005 <.>
4.Všichni vedoucí odborů a útvarů...