Právní předpis č.3
<br> Příloha č.1
<br> Spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností
Obce s rozšířenou působností jsou povinny podle § 63 a § 68 zákona č.499/2004 Sb <.>,o
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,vykonávat spisovou službu <.>
Součástí této povinnosti je také ukládání dokumentů ve spisovně podle § 8 vyhlášky č <.>
646/2004 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby.Jelikož vyhláška stanoví povinnost
ukládat dokumenty ve spisovně,neobsahuje však podrobnosti k provedení této povinnosti <,>
vydává odbor archivní správy MV Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou
působností jako metodickou pomůcku pro zpracování vlastního systému pro ukládání
dokumentů,vzniklých z činnosti obce.Každá obec je oprávněna ukládat dokumenty vzniklé
z její činnosti ve spisovně způsobem,XXXXX si sama stanoví,může však použít navrhovaný
způsob <.>
Spisové znaky a podznaky pro ukládání jednotlivých druhů dokumentů jsou
navrženy podle systému,použitého v instrukci ministerstva vnitra České republiky ze dne 25 <.>
5.1992 čj.VSC/1-793/92,o spisové službě,publikované pod číslem 1 ve Věstníku vlády
České republiky pro okresní úřady a orgány obcí z 25.8.1992,ročník 2,částka 1.Navazují
rovněž na vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností,vydaný jako
příloha vzorového spisového a skartačního řádu pro obce s rozšířenou působností,vydaného
odborem archivní správy pod.čj.AS-1709/1-2003 dne 10.listopadu 2003.Obdobný systém
byl použit také při přípravě Metodického návod pro tvorbu spisového a skartačního plánu
krajského úřadu,vydaného odborem archivní správy v roce 2004 <.>
Vzorový spisový a skartační plán obsahuje především spisové znaky a podznaky <,>
kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a členění podle činnosti.U každého
spisového znaku či podznaku jsou uvedeny skartační znaky a skartační lhůty.V úvodní části
spisového a skartačního plánu jsou uvedeny spisové znaky a podznaky dokumentů
vznikajících z činností,které zajišťují všechny nebo několik útvarů úřadu,v dalších částech
jsou uvedeny spisové znaky a podznaky pro ukládání dokumentů vzniklých z činnosti
jednotlivých úseků úřadu <.>
Jednotlivé spisové znaky a podznaky jsou určeny pro skupiny dokumentů nebo
jejich druhy.Jelikož navazují na dříve používaný systém,byly vypuštěny spisové znaky a
podznaky pro ty druhy dokumentů,které již nevznikají z činnosti obcí.Číselné řady znaků a
podznaků proto nejsou úplné.Uprázdněná místa se však nedoporučuje využívat pro jiné druhy
dokumentů,neboť mohou být v případě potřeby obce zpětně využita.Do spisového a
skartačního plánu byly dále doplněny nově vzniklé druhy dokumentů,které neobsahovala
starší metodika <.>
Třídění jednotlivých skupin dokumentů nebylo dovedeno v mnoha případech
až na úroveň jednotlivých druhů.K úplnému roztřídění nebylo přistoupeno především z
praktických důvodů,neboť spisový a skartační plán by se neúměrně rozšířil a ztratil
přehlednost.Pokud je to však účelné a přispěje-li to k přehlednosti uložených druhů
dokumentů,je obec oprávněna provést podrobnější členění spisových znaků např.navrženým
způsobem.Tak např.spisový znak 402” Organizační záležitosti kulturních zařízení” lze
rozdělit na podznaky podle jednotlivých druhů kulturních zařízení atp.Úprava bude výhodná
zejména u skupin dokumentů z oblasti školství,sociální péče či u dopravně správních agend <.>
Úpravou by však neměly být dotčeny stanovené spisové znaky spisového a skartačního plánu <.>
<br> 1
<br> Právní předpis č.3
<br> Příloha č.1
<br> Spisový a skartační plán uvádí rovněž skartační znaky a skartační lhůty
jednotlivých druhů dokumentů.Skartační znaky,navržené po dohodě s jednotlivými archivy <,>
jsou závazné.Jejich případná změna musí být konzultována s příslušným archivem <,>
vykonávajícím u obce skartační řízení.Skartační lhůty jsou pouze doporučené a mohou být
prodlouženy v souladu s příslušnou právní normou,potřebami obce a po dohodě s příslušným
archivem <.>
Spisový a skartační plán je nedílnou součástí spisového a skartačního řádu
obce.Při zpracovávání těchto norem se obcím doporučuje obrátit se na příslušný archiv <,>
odpovědný za provádění skartačního řízení,o metodickou pomoc při jejich přípravě <.>
I <.>
Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin
Jednotlivé skupiny spisových znaků
<br> spisové znaky od - do
<br> Znaky všeobecné
<br> 51 - 99
<br> Organizace činnosti
<br> 101-108
<br> Agenda kontroly,přezkumu hospodaření a interního auditu
<br> 111-115
<br> Personální práce
<br> 117-122
<br> Finance
<br> 176-182
<br> Životní prostředí
<br> 201-250
<br> Živnostenské podnikání
<br> 253
<br> Správa majetku obce
<br> 254-260
<br> Doprava a silniční hospodářství
<br> 276-283
<br> Obchod a cestovní ruch
<br> 302-306
<br> Územní plánování a stavební řád
<br> 326-341
<br> Kultura
<br> 401-411
<br> Záležitosti církví a náboženských společností
<br> 431-432
<br> Školství a sport
<br> 451-457
<br> Zdravotnictví
<br> 526-537
<br> Sociální péče
<br> 552-5...

Právní předpis č.3
<br> Příloha č.7
<br> OTISK PODACÍHO RAZÍTKA
<br>

Právní předpis č.3
<br> Příloha č.8
<br> MANIPULACE S UTAJOVANÝMI INFORMACEMI
1.Umístění a určení pracoviště
Pracoviště ochrany informací (POI) je umístěno v budově Městského úřadu Jaroměř <,>
ve 3.nadzemním podlaží v kanceláři označené“ Útvar obrany a krize“ č.dveří 307 a je určeno
k ukládání a manipulaci s utajovanými informacemi1 ve formě dokumentů,nosných médií a
jiných materiálů až do stupně utajení „VYHRAZENÉ“2 včetně dokumentů označených
„ZVLÁŠTNÍ SKUTEČNOSTI“3 (dále jen „utajovaná informace“).Ukládání utajovaných
informací je prováděno v trezoru umístěném v zabezpečené oblasti <.>
2.Režim pohybu utajované informace
a.) Příjem
Utajované informace jsou evidovány v samostatném jednacím protokolu.Jednací
protokol vede referent krizového řízení <.>
Utajovanou informaci lze obdržet:
- cestou držitele poštovní licence – poštou <,>
- kurýrem <,>
- osobním převzetím <.>
Podatelna otevírá všechny doručené zásilky vyjma těch,u kterých je zřejmé,že
obsahují skutečnosti tvořící předmět utajovaných informací.Při doručení takovéto
utajované informace na podatelnu městského úřadu nesmí být pracovníky podatelny
otevřena vnitřní obálka!!!!! Na vnější obálce podatelna označí PID včetně razítka s datem
příjmu.Obálka s PID se stane nedílnou součástí utajované informace.Je-li utajovaná
informace převzata osobně nebo doručena kurýrem,převezme ji podatelna a je povinností ji
bez zbytečného odkladu označit výše uvedeným způsobem a předat ji na POI.Po zaevidování
je utajovaná informace přidělena příslušnému referentu městského úřadu k vyřízení <.>
b.) Tvorba
Město Jaroměř nemá certifikovaný informační systém umožňující zpracování
utajované informace4.Pro vypracování utajované informace listinného charakteru lze použít
formalizované dokumenty,které zpracovatel vyplní ručně <.>
c.) Zpracování
<br> 1
<br> Zákon 240/2000 Sb.§ 2 bod a) Pro účely tohoto zákona se rozumí utajovanou informací informace v jakékoliv podobě
zaznamenaná na jakémkoliv nosiči označená v souladu s tímto zákonem,jejíž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu
zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné,a která je uvedena v seznamu utajovaných informací (§
139)
2
Zákon 412/2005 Sb.o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti § 4 Stupně utajení písm.d: Vyhrazené <,>
jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může být nevýhodné pro zájmy České republiky <.>
3
Zákon 240/2000 Sb.§ 27,Zvláštní skutečnosti odst.1: Orgány krizového řízení označují krizové plány a ostatní listiny <,>
nosná média a jiné materiály obsahující zvláštní skutečnosti slovy "Zvláštní skutečnosti" nebo zkratkou "ZS" <.>
Zvláštními skutečnostmi jsou informace v oblasti krizového řízení,které by v případě zneužití mohly vést k ohrožení
života,zdraví,majetku,životního prostředí nebo podnikatelského zájmu právnické osoby,nebo fyzické osoby
vykonávající podnikatelskou činnost podle zvláštních právních předpisů <.>
4
zákona č.412/2005 Sb.§43 odst.1.: Informačním systémem nakládajícím s utajovanými informacemi se rozumí jeden nebo
více počítačů,jejich programové vybavení,k tomu patřící periferní zařízení,správa tohoto informačního systému a k tomu
systému se vztahující procesory nebo prostředky schopné provádět sběr,tvorbu,zpracování,ukládání,zobrazení nebo přenos
utajovaných informací <.>
<br> 1
<br> Právní předpis č.3
<br> Příloha č.8
<br> Město Jaroměř nevlastní zabezpečenou oblast.Utajovaná informace se zpracovává s
písemným souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele mimo objekt,pokud je
zajištěno,že k utajované informaci nemá přístup neoprávněná osoba5 <.>
<br> d.) Přenášení
Utajovaná informace se přenáší v uzavřeném obalu nebo zalepené obálce,na které
se uvede na vhodném místě název a adresa orgánu státu nebo organizace (Městský úřad
Jaroměř) a nápis: „ V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR
nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu“.Po vyřízení se utajovaná informace vrací k uložení
na POI,nejpozději vždy do konce řádné pracovní doby <.>
e.) Odeslání
Utajovanou informaci určenou k odeslání předá referent,který ji vytvořil,k odbavení
na POI.Odesílá se ve 2 obálkách,na vnitřní obálku se uvede označení odesílatele,označení
adresáta,stupeň utajení a číslo jednací utajované informace nebo jiné evidenční označení (jeli použito).Na vnější obálku se uvede označení odesílatele a označení adresáta,neuvádí se
stupeň utajení ani jeho zkratka včetně čísla jednacího.V případě,že utajovanou informaci
nelze vložit do obálky,vloží se do XXXXXXX obalů.Odbavenou a zabalenou utajovanou
informaci předá referent krizového řízení k přepravě na podatelnu <.>
<br> 5
<br> Zákona 412/2005 Sb.o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti § 24,odst.5,bod c <.>
<br> 2
<br>

List1
<br> Právní předpis č.3
<br> Příloha č.9
<br> Městský úřad Jaroměř
Předávací protokol dokumentů k uložení do spisovny
odbor:
pořad.č <.>
<br> druh dokumentu
<br> rok vzniku
<br> Dne:
Předal:
Převzal:
<br> Stránka 1
<br> skart.znak
a lhůta
<br> místo
uložení
<br> poznámka
<br>

Právní předpis č.3
<br> VZOR PODACÍHO DENÍKU
<br> Příloha č.10
<br>

Právní předpis Č.3
<br> Příloha č.11
<br> VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU
Městský úřad Jaroměř
nám.ČSA 16,551 33 Jaroměř
<br> Státní okresní archiv Náchod
Dobenínská 96
547 01 Náchod
<br> Čj <.>
<br> Vyřizuje/linka
<br> Místo a datum
<br> Věc: Skartační návrh
Na základě zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně
některých zákonů,vyhlášky č.646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby a podle
spisového a skartačního řádu MěÚ Jaroměř předkládáme skartační návrh na vyřazení
dokumentů <.>
Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let ……….<.> s uplynulými skartačními
lhůtami,které nejsou nadále potřebné pro naši činnost.Dokumenty jsou uloženy ve spisovně
MěÚ Jaroměř,odbor ……
Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu,který je
součástí spisového a skartačního řádu.Žádáme o odborné posouzení navrhovaných
dokumentů <.>
Termín provedení skartačního řízení bude dohodnut podle dispozic obou
zúčastněných stran <.>
starosta města
<br> Počet listů: 1 + počet listů příloh
<br> 1
<br> Právní předpis Č.3
<br> Příloha č.11
<br> Příloha č.1 skartačního návrhu
<br> Městský úřad Jaroměř,odbor … <.>
<br> Dokumenty skupiny „A“
<br> poř.č.název dokumentů
<br> časový rozsah
<br> skart.znak a lhůta
<br> množství
<br> kategorie
<br> Dokumenty skupiny „V“ navrhované k přeřazení do „A“
<br> poř.č <.>
<br> název dokumentů
<br> časový rozsah
<br> skart.znak a lhůta
<br> Poznámka: Druh kategorie vyplňuje archiv <.>
<br> 2
<br> množství kategorie
<br> Právní předpis Č.3
<br> Příloha č.11
<br> Příloha č.2 skartačního návrhu
<br> Městský úřad Jaroměř,odbor …… <.>
Dokumenty skupiny „S“
poř.č <.>
<br> název dokumentů
<br> časový rozsah
<br> skart.znak a lhůta
<br> množství
<br> Dokumenty skupiny „V“ navrhované k přeřazení do „S“
poř.č <.>
<br> název dokumentů
<br> časový rozsah
<br> 3
<br> skart.znak a lhůta
<br> množství
<br>

Právní předpis č.3
<br> příloha č.12
<br> Přehled samostatných evidencí
1.evidence faktur
2.evidence utajovaných dokumentů
<br>

Právní předpis č.3
<br> Příloha č.13
<br> Opatření proti vniknutí nepovolaných osob do archivních prostor,krádeži
archiválií a teroristickým útokům <.>
Čl.1
Obecná charakteristika
Na zabezpečení objektů je kladen stále větší důraz a instituce začínají chápat,že jiná cesta
není možná.V současnosti je registrováno průměrně 200 napadení ročně a pachatelé se více
orientují na vykrádání interiérů.Hrozbou ovšem nemusejí být pouze zloději,mohou to být
nepředvídatelné klimatické či politické podmínky.To vede k poznání,že základem v přípravě
zajištění bezpečnosti budovy a taktéž dokumentů,které instituce vlastní jsou připravená
opatření.Ta se týkají i problematiky ochrany prostor uchovávajících dokumenty a archiválie
v souvislosti s hrozbou terorismu.Motivy pro naplánování teroristického činu jsou různé:
mohou to být důvody náboženské či národní,etnická nesnášenlivost,pokusy o sesazení vlády <,>
anarchistické akce,politické zisky.Teroristický útok se může připravovat ve formě:
1.vojenských útoků – asi bych vynechal,body 2 – 4 vystihují vše.Doplnil bych ale
plánovaný nebo náhodný lup (krádež)
2.časovaných bomb
3.sebevražedných útoků (většinou ve vysoce koncentrovaných oblastech se záměrem
ohrozit co nejvíce osob)
4.incidentů s rukojmími (Rusko - ovládnutí moskevského divadla čečenskými teroristy v
roce 2002,zadržení rukojmích ve škole v Beslanu)
Teroristé mají dva cíle - lidi a symboly.Je nutné zaměstnance stále školit a umožnit jim
vyzkoušet si předpokládanou krizovou situaci.Je důležité věnovat zvýšenou pozornost tzv <.>
zranitelným místům,což jsou hlavní vchody budovy,parkoviště,restaurace ( bufet ) <,>
ventilace,blízké budovy využitelné jako teroristické cíle aj.Důležitá je kontrola lidí na
vstupních prostorech,kontrola aut,která parkují v v blízkosti nebo suterénu budovy,kontrola
zavazadel,instalace bezpečnostních kamer aj <.>
Plánované teroristické akci mohou předcházet jisté projevy,kterých je dobré si všimnout a
nahlásit je.Na potenciální destruktivní hrozbu mohou poukazovat podezřelé e-maily,vozidla <,>
osoby či materiál,mohou to být i zbraně.Je XXXXX si všímat lidí kolem sebe.Pokud drží
jedinec pod oblečením zbraň nebo je živým nositelem velkého množství trhavin,lze si toho
všimnout.Navíc člověk,který se chystá k útoku,je v takové situaci ve velkém psychickém
vypětí.Můžeme na něm proto vysledovat jisté fyziologické znaky,které nás mohou upozornit na
hrozící nebezpečí:
1.impulsivní pohyby
2.člověk se potí,je brunátný
3.třesoucí se ruce,nervozita,tiky ve tváři
4.nevhodné,podezřelé oblečení
5.viditelné tepny na krku
6.upřený pohled,koktání
Všimnete-li si takto popisované osoby,bude-li vám podezřelé zavazadlo,které do objektu
přináší cizí muž či dostanete-li podezřelý balíček,je vaší povinností informovat policii a
nevpustit podezřelé osoby do budovy,balíčky neotvírat a ochránit okolí před potenciální
hrozbou <.>
<br> 1
<br> Právní předpis č.3
<br> Příloha č.13
<br> Čl.2
Identifikace rizik
2.1 Identifikace kritických systémů a osob - na základě výše uvedené analýzy kritických
aktivit a procesů je následně třeba identifikovat zdroje,které jsou pro udržení kritických
aktivit a procesů nezbytné.Těmito zdroji jsou zejména zaměstnanci,systémy,sítě,data a
prostory <.>
2.2 Identifikace rizik - pro přípravu účinného plánu obnovy je nezbytné definovat,jaká
rizika prostorám archivu hrozí,s jakou pravděpodobností a jaké strategie budou vyvinuty na
snížení těchto rizik.Toto je většinou jeden z nejobtížnějších úkolů v celém procesu plánování <.>
Je zřejmé,že nelze vytvořit plán,který by definoval postup obnovy pro každé myslitelné
riziko.Je tedy nutné přijmout pragmatický postoj.V daném případě to znamená,že je třeba
plánovat pro nejhorší možný případ.Tyto plány pak lze poměrně snadno použít i v méně
závažných
případech <.>
2.3 Plán,který je vytvořen pro nejhorší možný případ,bude obsahovat všechny základní cíle
obnovy,postupy pro evakuaci zaměstnanců,obnovu pracovišť,zálohování a ochranu
důležitých XXX a obnovu důležitých systémů a komunikačních sítí.Např.vyhoří-li
administrativní budova společnosti,ale jiná část zůstane nedotčena,použije se pouze ta část
plánu
obnovy <,>
která
se
týká
administrativní
budovy <.>
2.4 Při analýze rizik je třeba se zabývat jak obecnými riziky (požár,povodeň,výpadek
proudu,poškození větrem apod.),tak riziky,která jsou specifická pro daný prostor umístění
archivu (zvýšené riziko požáru,únik jedovatých sloučenin,radioaktivní zamoření,povodeň
apod.).Kromě toho je třeba vzít v úvahu všechny relevantní zákonné požadavky na zajištění
bezpečnosti a obnovy provozu archivu <.>
Čl.3
Opatření proti vniknutí a krádežím
Přístupu nežádoucích osob do objektu brání přístupové systémy.Používají identifikace buď
pomocí karty (magnetické,čipové),přívěšku či biometrických prvků (otisk prstu,geometrie
ruky,oční duhovka,obličej).Z těchto údajů lze pak dále odvodit např.docházku pro mzdové
účely apod.Přístupová oprávnění lze časově omezit.Jedním z nejúčinnějších faktorů ochrany
proti potenciálním pachatelům je ri...