Obecní úřad
<br>
<br> KOZLY
<br>
S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D
<br>
Čl.1
<br> Základní ustanovení
<br>
<br> Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Kozlech (dále jen úřad) je vydán v souladu se
<br> • zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů <,>
<br> v platném znění <,>
<br> • vyhláškou č.259/2012 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <,>
<br> • zákonem č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví,v platném znění
<br> Je zpracován v návaznosti na organizační strukturu obecního úřadu obce Kozly a náplň
<br> práce obecního úřadu obce Kozly <.>
<br> Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem,odesíláním a
<br> vyřazováním dokumentů úřadu.Za dokument se pro účely této instrukce považují všechny
<br> písemnosti,zvukové,obrazové a jiné informace,ať již v podobě analogové či digitální,které
<br> byly vytvořeny úřadem nebo mu byly doručeny.Spisová služba úřadu se vykonává písemnou
<br> formou.Za úřad je vedením spisové služby pověřen místostarosta <.>
<br>
<br> Čl.2
<br> Příjem dokumentů
<br>
<br> Dokumenty určené obecnímu úřadu přijímá osoba k tomu určená (tj.starostka obecního
<br> úřadu,případně místostarosta na adrese trvalého bydliště.Dokumenty je možno rovněž
<br> doručit a přijmout v prostorech úřadu v úředních hodinách zveřejněných na úřední desce a
<br> internetových stránkách: www.oukozly.cz.V případě dokumentu předaného mimo prostory
<br> obecního úřadu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně,který se
<br> považuje za dokument doručený,zajistí pracovník úřadu,který dokument přijal,jeho
<br> bezodkladné předání osobě k tomu určené <.>
<br> Pověřená osoba zodpovídající za spisovou službu je místostarosta obce <.>
<br> Datum doručení dokumentu v analogové podobě se na dokument poznamená pomocí
<br> podacího razítka <.>
<br>
<br> Vyplněný otisk podacího razítka obsahuje:
<br> a) označení úřadu
b) datum doručení dokumentu,u podání,kde to vyžaduje zvláštní právní předpis,též čas
doručení
<br> c) číslo jednací,pod kterým je dokument evidován,nebo evidenčním čísle ze samostatné
evidence dokumentů
<br> d) počet listů doručeného dokumentu
e) počet listinných příloh,počet svazků příloh dokumentu,případně počet a druh příloh
v nelistinné podobě
<br> Pokud jsou dokumenty v analogové podobě předány mimo obecní úřad nebo pokud jsou
<br> vytvořeny z podání učiněných ústně,opatří je pověřená osoba bezodkladně otiskem podacího
<br> razítka
<br>
<br>
Pokud je v adrese na doručené obálce obsahující dokument v analogové podobě uvedeno
<br> na prvním místě jméno,popřípadě jména,a příjmení fyzické osoby,předá se obálka
<br> adresátovi,popřípadě jím určené osobě,neotevřená.Zjistí-li adresát po otevření obálky s
<br> dokumentem v analogové podobě,která mu byla předána,že obsahuje dokument úředního
<br> charakteru,zabezpečí neodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování <.>
<br>
<br> Obálka dokumentu v analogové podobě se ponechává u dokumentu vždy,pokud je
<br> dokument doručován do vlastních rukou,nebo je to nezbytné pro určení,kdy byl dokument
<br> podán k poštovní přepravě nebo kdy byl doručen jiným způsobem,anebo údaje na ní uvedené
<br> jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele <.>
<br> Při osobním doručení pracovník podatelny na požádání příjem na kopii podání potvrdí
<br> otiskem podacího razítka s uvedením data se jménem osoby,která písemnost převzala <.>
<br> Vytvořený dokument v analogové podobě se opatří číslem jednacím nebo evidenčním
<br> číslem ze samostatné evidence dokumentů <.>
<br> Dokument v digitální podobě převede pověřená osoba autorizovanou konverzí nebo jiným
<br> způsobem převedení do analogové podoby; dokument v analogové podobě opatří číslem
<br> jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů a podacím razítkem <.>
<br> Datová zpráva se uloží po dobu nejméně tří let,pokud není stanoveno uložení delší <.>
<br> Technické nosiče jsou vedeny jako příloha <.>
<br>
<br> Při převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě se
<br> převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti
<br> převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě
<br> na dokument v analogové podobě s tím,že vzniklý dokument v analogové podobě se označí
<br> shodně s převáděným dokumentem tak,aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito
<br> dokumenty a aby bylo možné jejich zpětné dohledání; převáděný dokument v digitální podobě
<br> se uloží v úložišti převedených dokumentů <.>
<br>
<br>
<br> Dokument v digitální podobě musí být při jeho vstupu do spisové služby zkontrolován,zda
<br> splňuje požadavky svého formálního zpracování a zda je způsobilý prokázat v čase svou
<br> autenticitu a integritu.Je provedena kontrola splnění požadavků stanovených a zveřejněných
<br> tak,aby se mohl dokument zařadit do spisové služby.Současně je zjišťována existence
<br> autentizačních prvků (připojení elektronického podpisu,elektronické ...