1
<br> Příloha č.1
<br> Spisový a skartační plán
<br>
<br> I.Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin
<br> Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do
<br> Znaky všeobecné 51 - 99
<br> Organizace činnosti 101 - 108
<br> Agendy kontroly 112 - 115
<br> Personální práce 117 - 122
<br> Finance 176 – 181
<br> Životní prostředí 201 – 249
<br> Správa majetku obce,doprava 254 – 280
<br> Územní plánování a stavební řád 326 - 341
<br> Kultura,záležitosti církví,školy,mládež,sport 401 - 457
<br> Zdravotnictví,sociální péče,péče o rodinu,požární ochrana 526 – 585
<br> Všeobecná vnitřní správa 602 - 624
<br>
<br> II.Spisové znaky spisového a skartačního plánu
<br> Spisový znak Heslo Skartační znak/lhůta
<br>
<br> 51 – 99 ZNAKY VŠEOBECNÉ
<br>
51 Dokumenty vedoucích
<br> 51.1 Dokumenty starosty V/10
<br> 51.2 Dokumenty místostarosty V/10
<br> 51.3 Dokumenty tajemníka V/10
<br> 51.4 Dokumenty vedoucích odborů V/10
<br>
<br> 52 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty
<br> 52.1 Součinnost se správními úřady V/5
<br> 52.2 Součinnost se samosprávnými subjekty V/5
<br> 52.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR V/5
<br> 52.5 Mikroregiony V/5
<br> 52.7 Součinnost s orgány výkonné moci,orgány územních samosprávných celků V/5
<br> 52.7.1 spolupráce s orgány jiných obcí (sdružování,svazky obcí) A/51)
<br>
<br> 53 Organizace členění a působnost úřadu
<br> 53.1 Systematizace úřadu A/5
<br> 53.2 Statut,organizační řád A/5
<br> 53.3 Ostatní vnitřní předpisy V/51)
<br>
<br> 54 Řízení,kontrola a metodická činnost
<br> 54.1 u obecního úřadu: A/5
<br> 54.2 u příspěvkových organizací,jichž je obec zřizovatelem,a organizačních složek obce A/5
<br> 54.3 ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu V/5
<br> 54.4 Metodické materiály:
<br> 54.4.1 vlastní A/5
<br> 54.4.2 ostatní S/5
<br>
<br>
<br> 2
<br>
<br> 55 Rehabilitace A/10
<br>
<br> 56 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných písemností)
<br> 56.1 všeobecně V/51)
<br> 56.2 hospodářské V/51)
<br> 56.3 nájemní S/51)
<br> 56.4 majetkoprávní A/51)
<br> 56.6 ostatní V/51)
<br>
<br> 57 Statistika,výkaznictví
<br> 57.2 Roční výkazy,výroční zprávy A/5
<br> 57.3 Výkazy s kratší než roční periodicitou S/5
<br> 57.4 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí,domů a bytů V/52)
<br> 57.5.Jednorázové soupisy V/52)
<br> 57.6 Podkladový materiál k výkazům S/52)
<br>
<br> 58 Automatizace,výpočetní technika
<br> 58.1 Informační systém úřadu A/51)
<br> 58.2 Programová dokumentace S/53)
<br> 58.3 Provozní dokumentace,licence S/53)
<br> 58.5 Elektronické podpisy a certifikáty S/5
<br>
<br> 59 Petiční právo V/10
<br>
<br> 60 Stížnosti,podněty a oznámení občanů
<br> 60.1 Stížnosti,podněty a oznámení občanů V/5
<br> 60.2 Hodnocení,rozbory,evidence A/5
<br>
<br> 61 Ochrana obyvatelstva,Integrovaný záchranný systém,krizové řízení
61.1 Ochrana obyvatelstva:
<br> 61.1.1Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/5
<br> 61.1.2Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (jednotky požární ochrany <,>
<br> občanská sdružení,technické a jiné služby aj.) V/5
<br> 61.1.7 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení
<br> z hlediska ochrany obyvatelstva A/5
<br>
<br> 61.2 Integrovaný záchranný systém
<br> 61.2.1 Organizace integrovaného záchranného systému V/5
<br> 61.2.2 Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování,cvičení,vzdělávání S/5
<br> 61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací V/5
<br> 61.2.4 Financování,náhrady S/5
<br>
<br>
<br> 61.3 Krizové řízení
<br> 61.3.1 Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada,krizový štáb) A/5
<br> 61.3.3 Připravenost na krizové stavy (krizové plánování,cvičení,vzdělávání v krizovém řízení) S/5
<br> 61.3.4 Krizové situace (mimořádné události,živelní pohromy aj.) A/5
<br> 61.3.6 Humanitární pomoc V/5
<br>
<br>
<br> 62 Zahraniční styky a cesty V/5
<br>
<br> 63 Referendum,místní referendum
<br> 63.1 Vyhlášení,průběh a výsledek referenda A/10
<br> 63.2 Ostatní dokumentace referenda V/5
<br> 63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda S4)
<br>
<br>
<br>
<br> 3
<br> 63.4 Místní referendum
<br> 63.4.1 Návrh na konání místního referenda,podpisové listiny,usnesení o vyhlášení referenda <,>
<br> Zápisy okrskových a místních komisí,vyhlášení výsledků hlasování A/10
<br> 63.4.2 Ostatní dokumentace V/5
<br> 63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky S5)
<br>
<br> 65 Plány,koncepce,programy rozvoje obce A/10
<br>
<br> 66 Pokuty (ukládání,hrazení) S/5
<br>
<br> 67 Přestupky,správní delikty
<br> 67.1 Rozbory,hodnocení A/5
<br> 67.2 Evidence přestupků,S/5
<br> 67.3 Konkrétní případy V/5
<br> 67.4 Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob V/5
<br> 67.5 Správní delikty podle zákona o obcích V/5
<br>
<br> 68 Ochrana státního a služebního tajemství V/5
<br>
<br> 69 Fotografování,filmování (povolení aj.) S/5
<br>
<br> 70 Spisová služba
<br> 70.1 Skartační řízení A/5
<br> 70.2 Podací deník (jednací protokol) A/51)
<br> 70.3 Doručovací k...

Obec J E D L A N Y
Vnitřní organizační směrnice č.1/2017
kterou se vydává spisový a skartační řád obce Jedlany
 
<br> Část I
Úvodní ustanovení
Čl.1
(1) Spisový a skartační řád upravuje způsob organizace spisové služby a postup při vyřazování (skartaci) dokumentů u obecního úřadu Jedlany <.>
(2) Spisovou službou se pro účely tohoto metodického návodu rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem,vznikem,evidencí,oběhem,vyřizováním,podepisováním,odesíláním,označováním,ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů.1)
(3) Dokumenty se pro účely tohoto metodického návodu rozumějí písemné,grafické,fotografické,audiovizuální a elektronické dokumenty a jiné materiály (kartotéky,fotografie,filmy,mikrofilmy,mikrofiše,zvukové a obrazové záznamy a jiné nosiče informací s daty),které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
Část II <.>
Spisový řád
Čl.2
Evidence dokumentů
(1) Veškeré dokumenty doručené do úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti podléhají evidenci <.>
(2) Manipulaci s dokumenty u úřadu provádí starosta,pro celý úřad <.>
(3) Spisová evidence je vedena v základních evidenčních pomůckách manuálně <.>
(4) Základními evidenčními pomůckami jsou podací deníky a rejstříky <.>
(5) Podací deník obsahuje vždy tyto údaje:
a) pořadové číslo dokumentu <,>
b) datum doručení podání nebo vzniku vlastní dokumentu <,>
c) odesilatele,číslo jednací jeho podání s počtem listů a příloh <,>
d) věc (stručný obsah podání),případně předchozí číslo jednací v téže věci <,>
e) přidělení k vyřízení <,>
f) způsob vyřízení podání <,>
g) den odeslání,počet listů,údaj o uložení dokumentu (ukládací znak) <.>
(6) Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince.Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a opatří formulí "Uzavřeno dne 31.12.číslem jednacím …" a jménem,příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby (viz čl.15 odst.1 a 2) <.>
(7) Číslo jednací dokumentu tvoří zkratka původce,pořadové číslo dokumentu v podacím deníku,lomené posledním dvojčíslím běžícího kalendářního roku.Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
(8) Starosta předává zaevidované dokumenty k vyřízení jednotlivým pracovníkům obce <.>
<br> Čl.3
Příjem dokumentů
(1) Dokumenty se přijímají v budově Obecního úřadu Jedlany <.>
(2) Dokumenty,na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu,se předávají neotevřené zaměstnanci.Pokud po otevření dopisu zjistí,že dokument má úřední charakter,zabezpečí jejich dodatečné zaevidování v podatelně <.>
(3) Dokumenty,pro něž je předepsána zvláštní evidence se evidují v podacím deníku zvláštní evidence.Označují se čísly jednacími vytvořenými z pořadových čísel začínajících počátkem roku číslem 1.Jejich součástí je označení zvláštní evidence <.>
(4) Dokumenty označené stupněm utajení se předávají neotevřené,opatřené podacím razítkem na obálce.Přejímá je osoba určená pro styk s utajovanými skutečnostmi na příslušný stupeň utajení <.>
(5) Zaměstnanec pověřený vedením společné spisové evidence,opatří všechna doručená podání v den,kdy byla do úřadu doručena,podacím razítkem.Dokumenty zaevidují v podacím deníku a vyplní otisk podacího razítka.Doručené telegramy,faxy a elektronicky přijímané dokumenty eviduje starosta jako ostatní podání,opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina) a předá zpracovateli <.>
(6) Otisk podacího razítka obsahuje: název úřadu,datum doručení,číslo jednací a počet listů a příloh <.>
(7) Před zápisem nového podání do podacího deníku příslušný zaměstnanec zjistí pomocí rejstříků,zda už nebylo v téže věci evidováno jiné podání.V kladném případě připojí předchozí dokument k novému podání.U otisku podacího razítka na novém podání poznamená číslo jednací předchozího dokumentu.Číslo jednací předchozího dokumentu se rovněž poznamená v podacím deníku u pořadového čísla nového podání,s nímž je spojeno <.>
(8) Obálka se ponechává jako součást dokumentu vždy <,>
a) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na dokumentu s datem poštovního razítka <,>
b) není-li dokument podepsán,a to i v případě,je-li uvedeno jméno i adresa podatele <,>
c) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního,např.pro dodržení lhůt k vyřízení <,>
d) u zásilek zasílaných na dodejku <,>
e) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce <,>
f) u stížností <,>
g) je-li adresa odesílatele pouze na obálce <.>
V ostatních případech se obálky vyřadí bez skartačního řízení <.>
Čl.4
Přebírání dokumentů
Dokumenty zapsané v základních evidenčních pomůckách převezme proti podpisu pověřená administrativní pracovnice obce,jednotlivě podle čísel jednacích a připraví je k rozdělení <.>
Čl.5
Vyřizování dokumentů
(1) Zaevidované dokumenty se předávají podle ustanovení čl.4 k vyřízení příslušným pracovníkům.Po předání vy...