SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br> Zastupitelstvo obce Jahodov na svém zasedání dne 10.1.2017 podle 5 63 odst.3 zákona č.499/2004 Sb <.>,o _ archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů,v souladu s ustanovením 5 103 odst.4 písm.g) zákona č.128/2000 Sb <.>,o obcích ve znění pozdějších předpisů schválila a vydává tento spisový a skartační řád Obecního úřadu Jahodov (dálejen„řád") <.>
<br> Obsah
<br>.Úvodní ustanovení
<br>.Příjem dokumentů
<br>.Evidence dokumentů
<br>.Vyřizování dokumentů
<br>.Podepisování dokumentů a užití razítek.Odesílání dokumentů
<br>.Ukládání dokumentů
<br>.Vyřazování dokumentů
<br>.Spisová rozluka
<br> 10.Vedení spisové služby v mimořádných podmínkách l 1.Závěrečná ustanovení
<br> \OOOQGUt-lš-UJNi—n
<br> čl.1 Uvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě š 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů,v souladu s vyhláškou č.283/2014 Sb.o podrobnostech Výkonu spisové služby,dále podle 2.č.227/2000 Sb <.>,o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad J ahodov (dále jen „úřa “) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání & vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.6.Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
<br> - skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br> -spisový znak je znak,vyjadřující Věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
<br> — skartační znak „A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Rychnově nad Kněžnou.Skartační znak „S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V" (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S" <.>
<br> — skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin 5 vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je postup,při kterém se vyřazují dokumenty s uplynulou skartační lhůtou nadále nepotřebné pro činnost původce (úřadu) a při kterém se provádí výběr archiválií <.>
<br> Čl.2
<br> Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba (starosta,místostarosta,účetní) k tomu určená,která za stav spisové služby odpovídá <.>
<br> 2.Pověřená osoba (starosta,místostarosta,účetní) zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podánív den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidováníje předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle 5 693 zákona do dokumentu v analogové podobě.Úřad uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy,v níž je obsažen,ve tvaru,ve kterém mu byl doručen,a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení,pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností,pro jejichž uplatnění stanovíjiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.Úřad opatří otiskem podacího razítka,popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určeníjako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmenízaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjisti-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečíjeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku ozna...