Pořadové číslo 13 Spísový a skartační řád Obecního úřadu Blatce
<br> Čl.1 Uvodní ustanovení
<br> Tento spisový a skartační řád se vydává na základě & 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004 Sb.O podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých
<br> z činnosti úřadu,případně z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání & vyřazování ve skartačním řízení ato včetně kontroly těchto činností <.>
<br> Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již V podobě analogové či digitální,který je do úřadu doručován nebo vzniká z jeho činnosti <.>
<br> Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> Základní pojmy ;
<br> - spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich
<br> skartační lhůty,v našem případě místnost obecního úřadu <,>
<br> — skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě <,>
<br> — spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace <,>
<br> - skartační znak „A“ ( archiv ) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního archívu.Skartační znak „S“ ( stoupa ) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízeni navržen ke zničení.Skartační znak „V“ ( výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <,>
<br> — skartační plan je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin
<br> s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <,>
<br> — skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od
<br> písemností bezcenných <.>
<br> Čl.2 Příjem dokumentů
<br> Dokumenty doručené do úřadu přijímá starostka obce,která za stav spisové služby odpovídá,v její nepřítomnosti místostarosta <.>
<br> Starostka zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručena podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po
<br> zaevidování je předá k vyřízení,V případě dokumentů přijatých mimo obecní úřad a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobně,buď se pořídí písemná kopie ata se předá k vyřízení,nebo se k dalšímu vyřízení rovněž přepošle v elektronické podobě,či do e-mail.schránky <.>
<br> Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení člena zastupitelstva nebo zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjisti—li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zajistí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> Podací razítko obsahuje vždy : název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh,nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů V digitální podobě velikost <.>
<br> Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značku odesilatele.Podjedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty :
<br> a) došlé :
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky,( mimo pozvánek na služební jednání ) <,>
<br> b) vlastní :
<br> - koncepty,pomocmé a interní dokumenty <,>
<br> — neschopenky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <.>
<br> Obálka se u spisu ponechává ' <.>
<br> — není—li na samotném dokumentu datum nebo rozchází—li se datum dokumentu s datem pošty na obálce <,>
<br> — není—li dokument podepsán ( i když je uvedeno jméno a adresa pisatele ) <,>
<br> - má—li datum podání zásilky na poště právní význam ( např.posouzení dodržení lhůty ) <,>
<br> - je—li adresa odesilatele pouze na obálce <,>
<br> - u stížnosti <.>
<br> Čl.3 Evidence dokumentů
<br> Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je v záhlaví označen názvem obecního úřadu <.>
<br> Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném & časovém pořadí,v němž byly doručeny nebo vznikly.Pokud se při zapisování do deníku používají zkratky,je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
<br> _3_
<br> Dokumenty se zapisují do podacího deníku,který obsahuje údaje :
<br> - pořadové číslo dokumentu <,>
<br> - datum doručení dokumentu nebo,jedná—li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti,datum jeho vzniku,u datových zpráv se za ...