Spisový a skartační řád
<br> Obec Svépravice
ORP Pelhřimov,kraj Vysočina
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
obce Svépravice
<br> platný pro spisovou službu obce Svépravice
<br> č.: 08/2007
<br> Schváleno usnesením zastupitelstva obce Svépravice č.: 003/05/2007/SV
pod číslem jednacím : SV/76/2007,dne – platnost od : 7.8.2007
<br> Podpis + razítko
starosta obce Ing.XXXXXX XXXX : __________________________
<br> Podpis starosty obce + razítko
<br> Podpis
místostarosta obce XXXXX XXXXX : __________________________
<br> Podpis místostarosty obce
<br> Strana 1 (celkem 16)
<br>
<br> Spisový a skartační řád
<br> Čl.1
Úvodní ustanovení
<br> 1) Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,má platnost pro obecní úřad ve
Svépravicích a je závazný pro všechny jeho zaměstnance a zastupitele obce <.>
<br> 2) Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z
činnosti obecního úřadu,popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,zahrnující jejich
řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování <,>
odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 3) Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný
záznam,ať již v podobě analogové či digitální <.>
<br> 4) Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití
výpočetní techniky <.>
<br> Čl.2
Příjem dokumentů
<br> 1) Doručené dokumenty pro obecní úřad přijímá a otevírá starosta nebo místostarosta obce <.>
2) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
<br> zaměstnance nebo zastupitele,předá se mu neotevřená.Zjistí-li adresát po otevření
zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné
zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do
e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 3) Dokument,případně obálka dokumentu,se opatří v den doručení otiskem podacího
razítka a po zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo obecní
úřad a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je
dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a
předá se k vyřízení <.>
<br> 4) Podací razítko obsahuje: název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů
a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a
druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5) Číslo jednací obsahuje: zkratku označení obecního úřadu,tj.SV,pořadové číslo zápisu
dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku,v němž je dokument
evidován <.>
<br> 6) Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé
<br> − knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové
tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání)
<br> b) vlastní:
− koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
− neschopenky,dovolenky,propustky a jiné materiály týkajíce se přítomnosti
<br> zaměstnanců <,>
− dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.9) <,>
− zpravodaje,časopisy <,>
<br> Strana 2 (celkem 16)
<br>
<br> Spisový a skartační řád
<br> 7) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást,je-li podací razítko otištěno na
obálce,je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou,je-li to nezbytné pro
určení,kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li to rozhodné pro zjištění
adresy odesílatele <.>
<br> Čl.3
Evidence dokumentů
<br> 1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti obecního úřadu se evidují v
podacím deníku.Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně,ale připojí se k
doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím <.>
<br> 2) Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů,označená
názvem obecního úřadu,rokem,v němž je užíván,a počtem všech listů.Může být veden v
digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení.Obecní úřad zabezpečí podací deník
proti ztrátě,pozměnění a neoprávněnému přístupu <.>
<br> 3) Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly
doručeny nebo vznikly.Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky,je
jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
<br> 4) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje:
a) pořadové číslo dokumentu,pod nímž je v podacím deníku evidován <,>
b) datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti <,>
<br> datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy je
dokument dostupný elektronické podatelně <,>
<br> c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti,zapíše se jako
„Vlastní“ <,>
<br> d) číslo jednací odesílatele,počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů
příloh nebo počet svazků př...