K blahopřání jubilantům obcemi
 
 
 
24.června 2016
Zákon č.128/2000 Sb <.>,o obcích (obecní zřízení) nově s účinností od 1.července 2016 v § 36a výslovně stanovuje,že obec může ocenit významné životní události svých občanů.Nezbytné osobní údaje jubilantů může obec za tímto účelem získávat z evidence obyvatel,v souladu s § 4 odst.2 a § 5 odst.3 zákona č.133/2000 Sb <.>,o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů.Podle těchto ustanovení je obec a obecní úřad uživatelem údajů o obyvatelích…; údaje,jichž je uživatelem,může obec a obecní úřad využívat,jen jsou-li nezbytné pro výkon jejich působnosti <.>
Nový § 36a zákona o obcích dále souvisí s § 149a tohoto zákona,podle něhož jsou orgány obce oprávněny využívat údaje z informačních systémů pro výkon působnosti podle zákona o obcích.Podle § 149a odst.4 lze v konkrétním případě použít vždy jen takové údaje,které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu.V případě adresného blahopřání jubilantům nebo pozvání na vítání občánků jsou těmito údaji jméno a příjmení,datum narození a adresa místa trvalého pobytu jubilantů,novorozenců a jejich zákonných zástupců <.>
Výše uvedenému účelu však již neodpovídá zveřejňování osobních údajů ve společenských rubrikách,v místním tisku nebo zejména na internetových stránkách,bez souhlasu dotčených osob nebo jejich zákonných zástupců <.>
Pokud jde o možnost gratulace v místním tisku bez souhlasu dotčených osob (či jejich zákonných zástupců),Úřad považuje za přípustné,jestliže jsou ve společenských rubrikách,např.„Blahopřejeme jubilantům naší obce“ nebo „Vítáme nové občánky naší obce“ v určitém měsíci i bez souhlasu zveřejněna pouze jména a příjmení bez jakýchkoliv dalších údajů.Pokud se obec pouze pro tuto formu ocenění významné životní události rozhodne,mělo by jít v případě blahopřání seniorům o významná životní jubilea,XXXXXX o každoroční zveřejňování jmen a příjmení v měsíci narození bez souhlasu jejich nositelů.K zveřejňování dalších údajů,např.věku,data narození,části obce,je však nutné,aby obec disponovala souhlasem subjektu údajů či zákonného zástupce <.>
Obec by vždy měla respektovat vůli občana,který si jakoukoliv veřejnou gratulaci nepřeje,a tuto skutečnost obci sdělí <.>

Průvodce pro přípravu měst a obcí na požadavky GDPR – Uveřejňování
<br> materiálů ze zastupitelstva
<br> Modelová situace obce
<br> Uveřejňování materiálů v souvislosti se zasedáním zastupitelstva obce/schůzí rady obce
<br>
Popis životní situace:
<br> V rámci zasedání zastupitelstva obce či schůzí rady obce mají členové zastupitelstva obce k dispozici
řadu materiálů,které obsahují i osobní údaje.Je možné tyto materiály v průběhu zasedání či po něm
zveřejňovat? A jak je to se zápisy a možností jejich zveřejnění s ohledem na ochranu osobních údajů?
<br> Posouzení z pohledu ochrany osobních údajů:
<br> Obec má povinnost alespoň 7 dní před zasedáním zastupitelstva zveřejnit na své úřední desce
(rovněž dálkově přístupné,na webových stránkách obce) informaci o navrženém programu
připravovaného zasedání.O průběhu zasedání pořizuje obec zápis,který musí být uložen na obecním
úřadu k nahlédnutí.Žádný právní předpis však nestanoví povinnost tento zápis nebo jiné materiály
(důvodové zprávy,návrhy usnesení apod.) plošně uveřejňovat.Výjimky z tohoto pravidla jsou
popsány níže <.>
<br> Velká část takových materiálů obsahuje osobní údaje fyzických osob,a to někdy i citlivého
charakteru.Např.při žádosti o přidělení sociálního bydlení obsahují žádosti často sociální
postavení/poměry žadatele,jeho věk,rodinný a zdravotní stav apod.podobné údaje obsahují např <.>
žádosti o prominutí pohledávky.Smyslem uveřejňování je informovat o činnostech obce,nikoliv
o osobách,kterých se může zasedání týkat (například v případě projednání jejich žádosti či stížnosti) <.>
<br> Účel zpracování osobních údajů:
<br> Účelem zpracování osobních údajů je zde poskytování informace o činnosti obce,nikoli informování o
individuální situaci osob,jejichž osobní údaje jsou předmětem jednání.Tomuto účelu by měl být
podřízen způsob zpracování osobních údajů.Zákonnost zpracování osobních údajů pro účely
uveřejňování materiálů před a po zasedání zastupitelstva obce je dána ve výjimečných případech
(zejména tam,kde je naplňováno právo na svobodný přístup k informacím) tím,že se jedná
o zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti svěřené obci (dle čl.6 odst.1 písm.c) GDPR)
nebo nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci obcí
(dle čl.6 odst.1 písm.e) GDPR) <.>
<br> Rozsah zpracovávaných osobních údajů:
<br> V rámci přípravy pro jednání zastupitelstva či schůze rady obce jsou osobní údaje zpracovávány
v rozsahu potřebném pro toto projednání.Pro účely zveřejnění je však zapotřebí zvážit rozsah
anonymizace údajů týkajících se osob,o jejichž právech a povinnostech orgány obce jednají <.>
<br> Příklady:
<br> - V průběhu samotného zasedání zastupitelstva (které je veřejné) je možné prezentovat veškeré
informace (včetně nezbytného rozsahu osobních údajů),obsah jednání zastupitelstva může být
zveřejňován i způsoby umožňujícími dálkový přístup (online streamování,zveřejněné zvukové
záznamy,zveřejňování dokumentů určených k projednání v zastupitelstvu apod.) <.>
<br> - V rámci dobrovolně zveřejňovaných dokumentů by však měly být anonymizovány osobní údaje
osob,o jejichž právech a povinnostech zastupitelstvo rozhoduje,krom údajů týkajících se
veřejnoprávních smluv o poskytnutí dotace (viz dále) a nebo rozhodnutí týkajících se nakládání
<br>
<br> s majetkem obce.Výjimku tvoří i jiné situace,kdy existuje veřejný zájem na zveřejnění osobních
údajů (např.u výsledků výběrových řízení dle zákona o zadávání veřejných zakázek apod.) <.>
<br> - O průběhu zasedání pořizuje obec zápis,který musí být uložen na obecním úřadu k nahlédnutí <.>
<br> - V případě,že se obec rozhodne zápis uveřejnit (například na internetu nebo v tištěném zpravodaji) <,>
je nutné provést jeho anonymizaci.Výjimku opět tvoří případy,kdy je ke zveřejnění informací
obsahujících osobní údaje dán veřejný zájem – nejen u výsledků výběrových řízení,uzavřených
majetkových transakcí obce,ale např.i v takových případech,kdy určitá osoba vystoupí na jednání
zastupitelstva <.>
<br> - Schůze rady obce jsou neveřejné a zápis z její schůze je uložen u obecního úřadu k nahlédnutí
členům zastupitelstva obce a nikoliv veřejnosti.Obec je povinna zajistit,aby k osobním údajům
v zápisu obsaženém byl umožněn přístup pouze oprávněným osobám anebo v případech <,>
zveřejnění osobních údajů osob,jimž byly poskytnuty veřejné prostředky <.>
<br> - Veřejnoprávní smlouva o poskytnutí dotace nebo návratné finanční pomoci musí být zveřejněna na
úřední desce po dobu nejméně 3 let ode dne zveřejnění.Maximální doba zveřejnění není
předepsána,měla by však být obcí stanovena právě s ohledem na zásadu omezeného uložení
osobních údajů jako co nejkratší (případně je možné po 3 letech veškeré osobní údaje
anonymizovat a smlouvu ponechat zveřejněnou i nadále) <.>
<br>
<br> Proces zpracování osobních údajů:
<br> Hlavními dotčenými procesy zpracování jsou příprava podkladů pro připravované zasedání orgánů
obce a dále pak v případě zveřejnění dokumentů souvisejících s jednáním orgánů obce anonymizac...