SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE DRAHONÍN
OBEC DRAHONÍN
<br> Drahonín č.p.10
592 61 pošta Doubravník
<br>
<br> 1
<br>
<br> Spisový a skartační řád vydává obecní úřad Drahonín za účelem zabezpečení přehledného řízení
oběhu a archivaci dokumentů jež vznikly při výkonu samostatné či přenesené působnosti
obecního úřadu v obci Drahonín <.>
<br>
OBSAH:
<br> Čl.1 Úvodní ustanovení
Čl.2 Příjem písemností
Čl.3 Evidence písemností
Čl.4 Vyřizování písemností
Čl.5 Úprava,podepisování písemností a užívání razítek
Čl.6 Odesílání písemností
Čl.7 Ukládání písemností
Čl.8 Skartační řád
Čl.9 Skartační řízení
Čl.10 Řízení a kontrola
Čl.11 Závěrečné ustanovení
<br>
Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> 1.Spisový řád se vztahuje na písemnosti,adresované orgánům obce,kterými jsou
zastupitelstvo obce,starosta nebo místostarosta,obecní úřad.Spisovou službu zajišťuje
sekretářka obce <.>
<br>
<br> 2.Spisovou službou se rozumí úkony,spojené s příjmem,evidencí,oběhem,vyřizováním <,>
odesíláním,ukládáním a vyřazováním písemností <.>
<br>
<br> 3.Písemnostmi se rozumí veškeré písemné,obrazové i zvukové,elektronické a jiné
záznamy.Za písemnosti se pro účely spisového řádu nepovažují brožury,knihy <,>
časopisy,noviny,obecné nabídky firem a pod.Zásilky označené na obálce na prvním
místě jménem adresáta může otevřít pouze adresát <.>
<br>
<br> 4.Evidenčními pomůckami spisové služby jsou doručovací knihy (kniha došlé a odeslané
počty) <.>
<br>
<br> - doručovací kniha - vyznačuje se v ní číslo jednací,kdy a od koho písemnost došla,pod jakým číslem <,>
komu byla předána k vyřízení a vypíše se skartační znak a datum vyřízení <.>
<br>
<br> 5.Archivaci a skartaci písemností zajišťuje sekretářka obce <.>
Čl.2
<br> Příjem písemností
1.Sekretářka obce (dále jen podatelna) přijímá písemnosti doručené poštou,elektronickou
<br> poštou,občany nebo příslušnými zaměstnanci obecního úřadu <.>
<br>
2.U písemností doručených poštou se kontroluje:
a) správnost adresy (omylem zaslané písemnosti vrátí poště) <,>
b) neporušenost obalu <,>
c) soulad doručených zásilek se soupiskou pošty <.>
Zjištěné závady ihned reklamuje u pošty <.>
<br>
<br> 3.Písemnosti,doručené poštou "doporučeně",nebo "na doručenku",adresované obci nebo
obecnímu úřadu,u kterých schází označení adresáta,jsou otevřeny a z obsahu dopisu je
rozhodnuto,komu písemnost bude předána <.>
<br>
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBCE DRAHONÍN
OBEC DRAHONÍN
<br> Drahonín č.p.10
592 61 pošta Doubravník
<br>
<br> 2
<br>
<br> 4.Převzetí písemnosti,zaslané "na doručenku",potvrdí podatelna na doručence čitelným
podpisem a otiskem razítka obce,jde-li o písemnost určenou obci,nebo otiskem razítka
obecního úřadu,je-li adresátem úřad.Doručenky vrátí ihned poště nebo úřadu,který
písemnost na doručenku podatelně podal <.>
<br>
<br> 5.Rub obálky písemnosti,která je doručena doporučeně,na doručenku obálky,doručené s
označením "výběrové řízení" musí být týž den označen otiskem podacího razítka
podatelny,do kterého podatelna uvede čas doručení <.>
<br>
<br> 6.Písemnosti,doručené osobně občanem,se neevidují v doručovací knize.Je-li taková
písemnost v obálce označené "výběrové řízení",obálka se neotvírá a otiskne se pouze
otiskem podacího razítka,do kterého se uvede čas doručení <.>
<br>
<br> 7.Na požádání je podatelna povinna potvrdit občanovi převzetí písemnosti na kopii
písemnosti,avšak XXX v případě,že doručená písemnost není zalepena do obálky,s
výjimkou případu,kdy je obálka označena "výběrové řízení" <.>
<br>
<br> 8.Elektronickou poštou došlé písemnosti na adresu obce,podatelna vytiskne a zachází s
nimi jako s ostatními písemnostmi <.>
<br>
<br> 9.Zjistí-li adresát písemnosti se svým jménem na prvním místě,že jde o služební záležitost <,>
je povinen písemnost předat k zaevidování v podacím deníku v den,kdy tuto skutečnost
zjistil <.>
<br> Čl.3
Evidence písemností
<br> 1.Evidence doručené písemnosti v doručovací knize se provádí podle čísel jednacích v
číselných řadách.Číselné řady jsou tvořeny následovně: RRMMXXX,kde RR znamená
rok,MM značí měsíc v roce a XXX číslo jednací od 001 maximálně až do 999
(nepředpokládá se příjem více písemností).Doručovací knihy jsou členěny po měsících <.>
Pro jeden kalendářní rok je vytvořena nová doručovací kniha.Stejné číslo jednací bude
uvedeno i na vyřízení písemnosti <.>
<br> 2.Evidence odeslané písemnosti v odesílací knize se provádí podle čísel jednacích v
číselných řadách.Číselné řady jsou tvořeny následovně: OUD RRMMXXX,kde OUD je
zkratkou Obecní úřad Drahonín,RR znamená rok,MM značí měsíc v roce a XXX číslo
jednací od 001 maximálně až do 999 (nepředpokládá se odeslání více písemností) <.>
Odesílací knihy jsou členěny po měsících.Pro jeden kalendářní rok je vytvořena nová
odesílací kniha <.>
<br>
<br> 3.Smlouvy nebo jednostranné úkony,ze kterých vznikají pro obec pohledávky vůči třetím
osobám nebo třetích osob vůči obci se předávají účetní obce <.>
<br>
<br> Čl.4
Vyřizování písemností
<br> 1.K vyřizování písemností jsou stanoveny lhůty v příslušných právních předpisech.V
případech,na kt...