1
<br>
<br> Spisový a skartační řád obecního úřadu Pojbuky
Pojbuky 55,391 43 Mladá Vožice,IČ: 00667081
<br>
<br>
<br> Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový řád je vydán v souladu se
<br> • zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých
<br> zákonů,v platném znění <,>
<br> • vyhláškou č.259/2012 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <,>
<br> • zákonem č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví,v platném znění
<br>
<br> Čl.2
<br> Příjem dokumentů v analogové podobě
<br> 1.Doručené dokumenty pro obec přijímá a otevírá starosta a účetní obce <.>
<br> 2.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
<br> zaměstnance,předá se mu neotevřená.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje
<br> dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je
<br> dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky
<br> adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 3.Dokument,případně obálka dokumentu,se opatří v den doručení otiskem podacího
<br> razítka a po zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo obec a
<br> dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje: název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů
<br> příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u
<br> dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací obsahuje: zkratku označení obce,tj.POJ,pořadové číslo zápisu dokumentu
<br> v podacím deníku a označení kalendářního roku,v němž je dokument evidován <.>
<br> 6.Dokumenty,které z hlediska činnosti obce nemají úřední charakter,nepodléhají evidenci <.>
<br> Jedná se zejména o prospekty,reklamy a jiný propagační materiál,pozvánky neúředního
<br> charakteru,tiskoviny (např.noviny a časopisy,sbírky zákonů,věstníky),knihy,vizitky a
<br> osobní poznámky z jednání <.>
<br>
<br> 7.Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást,je-li podací razítko otištěno na
<br> obálce,je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou,je-li to nezbytné
<br> pro určení,kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li to rozhodné pro
<br> zjištění adresy odesílatele <.>
<br>
<br>
<br>
<br>
<br> 2
<br>
<br> Příjem dokumentů v digitální podobě
<br> 1.U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje,zda
<br> a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení
<br> dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem podle § 2 odst.3 písm.f) a g) <,>
<br> b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým
<br> podpisem6) nebo označen uznávanou elektronickou značkou7),popřípadě zda je
<br> opatřen kvalifikovaným časovým razítkem8) <.>
<br> 2.Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením umožňujícím příjem datových
<br> zpráv1) doručovaných na elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce 3 písm.c) <,>
<br> doručovaných na přenosných technických nosičích dat,doručovaných prostřednictvím datové
<br> schránky podle odstavce 3 písm.d),má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu,a
<br> doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace2),pokud je veřejnoprávní původce
<br> připouští.Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v
<br> elektronickém systému spisové služby,je příjem datových zpráv součástí elektronického
<br> systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu; to neplatí pro
<br> veřejnoprávního původce,u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti <.>
<br> Dokumenty doručené v digitální podobě se převedou autorizovanou konverzí dokumentů
<br> nebo jiným způsobem § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě.Úřad uloží dokument
<br> doručený v digitální podobě včetně datové zprávy,v níž je obsažen,ve tvaru,ve kterém mu
<br> byl doručen,a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení,pokud obsah dokumentu
<br> není spojen s výkonem práv a povinností,pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis
<br> dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem
<br> obsaženým v tomto dokumentu.Úřad opatří otiskem podacího razítka dokument v analogové
<br> podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.Pokud je skartační
<br> lhůta doručeného dokumentu převedeného z digitální podoby do analogové kratší než 3 roky <,>
<br> úřad uchová doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty <.>
<br>
<br> 3.Bez ohledu na to,jestli je dokument při výkonu spisové služby převáděn z analogové
<br> podoby do podoby digitální nebo naopak,je nutné zachovat jednotnou identifikaci,aby byla
<br> udržena vazba k původnímu dokumentu <.>
<br>
<br>
<br> Čl.3
<br> Evidence dokumentů
<br> 1.Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti obce se evidují v podacím
<br> deníku.Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně,ale připojí se k
<br> doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím <.>
<br> 2.Podací deník je ...