Obec Olšany
Olšany 15,3410 01 Horažďovice
Směrnice č.2/2018
<br> Spisový a skartační řád
<br> I.Obecná ustanovení
<br> Spisový řád má platnost pro Obecní úřad Olšany,Olšany 15,341 01 Horažďovice a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.Je vydáván na základě zákona č.499/2004 Sb.O archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.259/2012 Sb.O podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br>
II <.>
Úvodní ustanovení
<br> Spisovou službou se rozumí zajištění odborné zprávy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> Základní pojmy:
- spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
- spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení dokumentů ve struktuře úřední dokumentace
- skartační znak “A” ( archiv ) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu Klatovy
- skartační znak “S” ( stoupa ) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení
- skartační znak “V” ( výběr ) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem “A” a mezi dokumenty se skartačním znakem “S”
- skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami
- skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených dokumentů oddělují archiválie od dokumentů bezcenných <.>
<br> III <.>
Příjem dokumentů
<br> Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba - starosta obce,který za stav spisové služby odpovídá a dále účetní obce <.>
E-mailová adresa elektronické podatelny pro doručování datových zpráv veřejnou sítí je: ou@olsany.jz.cz.Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány v datových formátech: PDF,XLS/M,TXT,JPG,DOC.Dokumenty v digitální podobě je také možné doručit na přenosných nosičích dat (CD-R,CD-RW,DVD-R,DVD-RW,USB flashdisk) <.>
Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány datovou schránkou,ID datové schránky: 97jauxa
<br> Pověřená osoba kontroluje,zda souhlasí počet listů,příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení,v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem podatelny a předá k vyřízení <.>
<br> Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,vyřízeno a ukládací znak <.>
<br> Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu lomené rokem vzniku dokumentu <.>
Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání <.>
<br> Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
- knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky
- koncepty,pomocné a interní dokumenty
- obálky se u dokumentů neponechávají
<br>
IV <.>
Autorizovaná konverze dokumentů
<br> Autorizovanou konverzi dokumentů se rozumí převádění dokumentů v analogové formě do podoby dokumentů v digitální podobě a naopak.Obecní úřad Olšany provádí autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední pro výkon své působnosti <.>
<br> Autorizovanou konverzi dokumentů provádí účetní obce,která rovněž vede evidenci provedených konverzí.Každý záznam o provedené autorizované konverzi dokumentů obsahuje pořadové číslo záznamu,datum provedení konverze a charakteristika převáděného dokumentu (věc).Evidence se uschovává podobu deseti let po jejím zavření <.>
<br>
V <.>
Evidence dokumentů
<br> Spisová služba je vedena pomocí Knihy pošty <.>
<br> Kniha pošty obsahuje:
- číslo podání (číslo jednací)
- datum doručení nebo vzniku vlastního dokumentu
- adresu odesílatele anebo adresáta (jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti,zapíše se jako „vlastní“)
- věc (stručný a výstižný obsah dokumentu)
- vyřízení (doručovací adresa)
- způsob vyřízení dokumentu
- ukládací znak
- záznam o vyřazení dokumentu (skartace či archivace) <.>
<br> Úřad vede samostatnou evidenci dokumentů,na které se vztahují zvláštní právní předpisy,např.dokumenty účetní agendy,právní předpisy obce,evidenci vidimací a legalizací,evidence provedených autorizovaných konverzí <.>
<br>
VI <.>
Vyřizování dokumentů
<br> Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení.Jestliže se zjistí,že úřad není příslušný k vyřízení dokumentu,postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o XXX vyrozumí <.>
<br> Spis se m...