SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br> Obecního úřadu ve Vitčicích,vydaný dne 23.listopadu 2006 v souladu se zákonem 499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a změně některých předpisů a vyhláškou 646/2004 S <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> Úvodní ustanovení
<br> Tento řád se vztahuje na agendu Obecního úřadu ve Vitčicích.Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem,oběhem,odesíláním,ukládáním a vyřazováním dokumentů <.>
<br> SPISOVÝ ŘÁD
<br> I.Příjem dokumentů
<br> 1.Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určené – kancelář obecního úřadu.V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka <.>
<br> 2.Podací razítko obsahuje název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh dokumentu <.>
<br> 3.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce.Vlastní dokumenty jsou rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty <.>
<br> 4.Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy,není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce,není-li dokument podepsán,má-li datum podání na poště právní význam,je-li na obálce otištěno podací razítko,u doporučených zásilek a zásilek zasílaných na doručenku <.>
<br> 5.Je-li na obálce uvedeno na prvním místě jméno fyzické osoby,předá se adresátovi neotevřená.Pokud zásilka obsahuje dokument úředního charakteru,zajistí příjemce její dodatečné zaevidování <.>
<br> II.Evidence dokumentů
<br> 1.Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník.Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných listů,v záhlaví je označen názvem Obecní úřad Vitčice a rokem,v němž je užíván <.>
<br> 2.Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně.Chybné zápisy se škrtají tak,aby zůstaly čitelné,oprava se opatří datem a podpisem toho,kdo opravu provedl.Číselná řada v podacím deníků začíná 1.lednem a končí 31.prosincem běžného roku <.>
<br> 3.Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti.Zápis obsahuje pořadové číslo dokumentu,datum doručení,odesílatele dokumentu (případě,že se jedná o vlastní dokument),číslo jednací odesílatele,počet listů dokumentu a počet listů příloh,stručný obsah dokumentu <.>
<br> 4.Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýsledné dokumenty,jako pozvánky,oznámení,reklamní nabídky,apod <.>
<br> 5.Přesahuje-li počet dokumentů evidovaných v posledních 5 letech 3000 záznamů ročně,zavede se rejstřík jmenný a věcný.Rejstřík je evidenční pomůcka sloužící k vyhledávání dokumentů v podacím deníku a je veden v podobě knihy nebo kartotéky.Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku pod příslušné jméno a věcné heslo.Hesla jsou řazena abecedně <.>
<br> 6.Podací deník i rejstřík může být veden i v digitální podobě,s možností tisku pro archivaci <.>
<br> III.Vyřizování dokumentů
<br> 1.Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu,postoupí dokument bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o XXX vyrozumí <.>
<br> X.X.Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli.Jméno vyřizovatele se uvede do otisku podacího razítka i do zápisu v podacím deníku <.>
<br> 3.Veškeré dokumenty,týkající se téže věci,tvoří spis.Spis musí obsahovat soupis čísel jednacích dokumentů,které jsou jeho součástí.Návaznost dokumentů se vyznačí též v podacím deníku <.>
<br> 4.Odpověď na došlý dokument se eviduje,vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím,pod kterým byl dokument evidován při přijetí <.>
<br> IV.Úprava a podepisování dokumentů a užívání razítek
<br> 1.Obecní úřad používá dopisních papírů se záhlavím.Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem.Na dokumentu musí být vždycky uvedeno jméno,příjmení a funkce podpisujícího.K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis <.>
<br> 2.Pokud tak stanoví zvláštní právní předpis,opatří se dokument otiskem úředního razítka <.>
<br> 3.Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad příslušnými předpisy <.>
<br> 4.Užívá-li obecní úřad několik razítek shodného typu,rozlišují se pořadovými čísly <.>
<br> 5.Obecní úřad vede evidenci razítek,obsahující otisk razítka,jméno,funkci a podpis zaměstnance,který razítko užívá a datum převzetí razítka,datum vrácení razítka a podpis přebírajícího zaměstnance a datum vyřazení razítka <.>
<br> V.Odesílání dokumentů
<br> 1.Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou,podle závažnosti doporučeně,nebo do vlastních rukou.Dokumenty,u nichž je nutno ověřovat doručení,jsou zaslány na doručenku,která se po vrácení připojí ke spisu <.>
<br> VI.Ukládání dokumentů do spisovny
<br> 1.Vyřízené dokumenty z uplynulého běžného roku jsou ukládány do spisovny.Před uložením do spisovny musí být dokumenty úplné,přehledně uspořádané a řádně označené (spisový znak,obsah,časový rozsah,skartační znak a lhůta) <.>
<br> 2.Dokumenty se ukládají podle věcných hledisek,...