Obecní úřad Křenice
<br>
Spisový řád
<br>
<br>
OBSAH:
<br>
<br> Úvodní ustanovení
<br> Čl.1 Příjem dokumentů
<br> Čl.2 Evidence dokumentů
<br> Čl.3 Rozdělování a oběh písemností
<br> Čl.4 Vyřizování dokumentů
<br> Čl.5 Úprava dokumentů,podepisování,užívání razítek
<br> Čl.6 Odesílání dokumentů
<br> Čl.7 Ukládání dokumentů
<br> Čl.8 Vyřazování dokumentů a skartační řízení
<br> Čl.9 Spisový znak,skartační znak a skartační lhůta
<br> Čl.10 Vyřizování elektronické pošty
<br> Čl.11 Spisová rozluka
<br> Čl.12 Vedení spisové služby v mimořádných situacích
<br> Čl.13 Závěrečná ustanovení
<br>
<br> Úvodní ustanovení
<br>
<br> 1 <.>
<br> Spisový řád vydává starosta obecního úřadu a schvaluje zastupitelstvo obce v souladu se zákonem
<br> č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,vyhláškou č <.>
<br> 646/2004 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby a Instrukcí Ministerstva vnitra České
<br> republiky ze dne 25.5.1992 č.j.VSC/1-793/92,o spisové službě,zveřejněné ve Věstníku vlády ČR
<br> pro okresní úřady a orgány obcí v částce 1,rok 1992 (dále jen instrukce o spisové službě) <.>
<br>
<br> 2 <.>
<br> Spisový řád upravuje organizaci spisové služby a postup při vyřazování (skartaci) dokumentů u
<br> obecního úřadu Křenice <.>
<br>
<br> 3 <.>
<br> Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých
<br> z činnosti původce,z činnosti jeho právních předchůdců,zahrnující jejich řádný
<br> příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vypravování,podepisování,odesílání,ukládání a
<br> vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br>
<br> 4 <.>
<br> Prvotní manipulaci s dokumenty u obecního úřadu provádí podatelna,jejíž činnost zajišťuje
<br> starosta,která je společná pro celý úřad a je zároveň výpravnou <.>
<br>
<br> 5 <.>
<br> Dokumenty se rozumějí písemné,grafické,fotografické,audiovizuální a elektronické dokumenty a
<br> jiné materiály (fotografie,filmy,mikrofilmy atd.),zvukové a obrazové záznamy a jiné nosiče
<br>
<br> informací s daty,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br>
<br> 6 <.>
<br> Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance obecního úřadu Křenice,kteří při své práci
<br> přicházejí do styku s dokumenty <.>
<br>
<br> 7 <.>
<br> Na dokumenty obsahující utajované skutečnosti se vztahují zvláštní právní předpisy <.>
<br>
<br> 8 <.>
<br> Dokumenty,které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter,nepodléhají evidenci <.>
<br> Charakteristiky takových dokumentů uvede původce ve spisovém řádu nebo v jiném vnitřním
<br> předpisu upravujícím výkon spisové služby <.>
<br>
<br>
<br> Článek 1
<br> Příjem dokumentů
<br>
<br> 1 <.>
<br> Dokumenty se přijímají v podatelně úřadu.Pokud dokument přijme zaměstnanec úřadu,zajistí
<br> předání dokumentu k zaevidování do podatelny.Bezodkladně musí být v podatelně zaevidována i
<br> podání učiněná jinak než písemně (např.e-mailem).Podání učiněné elektronicky (e-mailem) se
<br> vytiskne <.>
<br>
<br> 2 <.>
<br> Na požádání doručitele potvrdí podatelna příjem dokumentu na kopii otiskem podacího razítka s
<br> uvedením data <.>
<br>
<br> 3 <.>
<br> Přijetí dokumentu od doručitele,kterým není poštovní úřad,provede podatelna <.>
<br>
<br> 4 <.>
<br> Podatelna otevírá všechny došlé zásilky s výjimkou těch,kde je z obálky zřejmé,že obsahují
<br> skutečnosti tvořící předmět státního,hospodářského nebo služebního tajemství; nabídek na
<br> zadávání veřejné zakázky nebo zásilek,na nichž je v adrese na obálce dokumentu na prvním místě <,>
<br> tj.před označením úřadu,uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby.Dokumenty podatelna označuje
<br> v pravém horním rohu (nebo na jiném vhodném místě) otiskem podacího razítka.Podací razítko
<br> obsahuje název úřadu,datum doručení,u dokumentů doručených přes e-podatelnu nebo faxem ještě
<br> čas doručení,číslo jednací,údaj o počtu příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh <,>
<br> údaj o zpracovateli,u doporučených zásilek se uvádí též číslo doporučené zásilky a skartační znak <.>
<br> U neotevřených zásilek se vyznačuje pouze datum přijetí <.>
<br>
<br> 5 <.>
<br> Zjistí-li adresát po otevření zásilky,která mu byla doručena neotevřená,že obsahuje dokument
<br> úředního charakteru,je povinen jej předat podatelně k jejímu zaevidování <.>
<br>
<br> 6 <.>
<br> Obálka se ponechává jako součást dokumentu vždy :
<br> – není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum
<br> uvedené na dokumentu s datem poštovního razítka <,>
<br>
<br> – není-li dokument podepsán,a to i v případě,je-li uvedeno jméno i adresa podatele <,>
<br> – má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního,např.pro dodržení lhůt k vyřízení
<br> – u zásilek zasílaných na dodejku nebo pro určení,kdy byl dokument podán k poštovní přepravě
<br> nebo byl původci doručen jiným způsobem
<br> – je-li podací razítko otištěno pouze na obálce
<br> – u stížností <,>
<br> – je-li adresa odesílatele pouze na obálce
<br> - je...