Spisový a Skartační řád
<br> Obecního úřadu Sychrov
Obsah
<br> 2Čl.I - Úvodní ustanovení
<br>
2Čl.II - Příjem a třídění dokumentů
<br>
3Čl.III - Evidence dokumentů
<br>
4Čl.IV - Vyřizování dokumentů
<br>
4Čl.V - Podepisování dokumentů a užití razítek
<br>
5Čl.VI - Odesílání dokumentů
<br>
5Čl.VII - Ukládání dokumentů
<br>
5Čl.VIII - Vyřazování dokumentů
<br>
Chyba! Záložka není definována.Čl.IX - Závěrečná ustanovení
<br> 6
7Příloha č.1 - Spisový a skartační plán
<br>
19Poznámky
<br>
21Příloha č.2 – Vzor skartačního návrhu
<br>
<br>
Čl.I - Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění,v souladu s vyhláškou č.259/2012 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
2.Má platnost pro Obecní úřad Sychrov,Sychrov 1,463 44 Sychrov (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzniklých z činnosti původce (úřadu),popřípadě jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
4.Dokumentem je každá písemná,obrazová,zvuková,elektronická nebo jiná zaznamenaná informace,ať již v podobě analogové nebo digitální,která byla úřadu doručena nebo vznikla z vlastní činnosti <.>
5.Spisová služba se vykonává písemnou formou
6.Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor,určený k uložení,vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení,dokumenty jsou ve spisovně úřadu uložené do uplynutí jejich skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou musí být dokument uložen u původce,přičemž každý typ dokumentu má stanovenou závaznou skartační dobu
- spisový znak je číselné označení dokumentů podle jejich obsahu,zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního řádu
- skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému ložení do Státního oblastního archivu Litoměřice,Státní okresní archiv Liberec
<br> - skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení
<br> - skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ a „S“ <.>
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných <.>
Čl.II - Příjem a třídění dokumentů
<br> 1.Příjem a odesílání dokumentů probíhá na matričním úřadě Obecního úřadu Sychrov – dále podatelna,která je současně výpravnou.Matriční úřad je veden matrikářkou <.>
2.Způsob přijímání dokumentů: poštou,faxem,kurýrem,osobně,do protokolu,e-mailem,datovou schránkou,na přenosném nosiči dat <.>
<br> 3.Dokumenty,které nemají úřadní charakter a nepodléhají evidenci: knihy,noviny,časopisy,zpravodaje,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky,nevyžádaná obchodní sdělení (spam),vlastní koncepty,neschopenky,propustky <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje: název úřadu,datum doručení,číslo jednací a ukládací znak <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené číslem příslušného kalendářního roku a lze doplnit o spisovou značku zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vyřizuje jen jedno podání nebo hromadné podání <.>
Analogové dokumenty
1.Podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě zásilek uchazečů o veřejnou zakázku nebo výběrové řízení nebo je-li na prvním místě uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby,zásilky s utajovanými skutečnostmi <.>
<br> 2.Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení.V případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platní obdobně <.>
<br> 3.Obálka se u dokumentu ponechává:
- u dokumentů zasílaných na doručenku
<br> - je-li to nezbytné k určení podání nebo doručení nebo k určení odesílatele
- má-li datum podání zásilky na poště právní význam
<br> - u stížnosti
<br> Digitální dokumenty
<br> 1.Digitální dokumenty jsou přijímány e-mailem,datovou zprávou,na nosiči dat.Dokument musí být v běžně dostupném formátu a neobsahovat škodlivý kód <.>
- e-mail: primární adresa pro přijímání zpráv podatelnou – ou@obecsychrov.cz,matrika@obecsychrov.cz ucetni.sychrov@seznam.cz
Doručený dokument zaměstnanec podatelny vytiskne,opatří otiskem podacího razítka,zavede a předá příslušnému zaměstnanci k řešení.Pokud je dokument opatřen uznávaným elektronickým podpisem,vyznačí se to na písemnosti <.>
<br> - datová zpráva: identifikátor datové...