1.1 <,>
<br> 1.2 <.>
<br> 2.1 <.>
<br> 2.2.2.3.2.4 <.>
<br> 2.5 <.>
<br> 2.6 <.>
<br> OBEC Velenice SMĚRNICE č.2/2015 - SPISOVÝ ŘÁD
<br> 1.Úvodní ustanovení
<br> Vsouladu se zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,jak vyplývá z pozdějších změn (dále jen zákon) obec zajišťuje plnění ustanovení 55 64,65,66,67 vplném rozsahu a plní ustanovení š 68,odst.1 až 3,& 68a a693,zajišťuje správu písemných,obrazových,zvukových a jiných záznamů (dále jen dokumentů) vzešlých z činnosti a provede jejich řádné vyřazování při skartačním řízení <.>
<br> Veškeré došlé a odeslané dokumenty jsou evidovány v deníku došlé a odeslané pošty v písemné formě.Dokumenty došlé elektronickou poštou a datovou schránkou jsou evidovány velektronickém podacím deníku od firmy Gordic.Zprávy došlé datovou schránkou budou vytištěny do listinné podoby a nakládá se s nimi jako s ostatními dokumenty <.>
<br> 2.Ukládání a vyřazování dokumentů
<br> Po vyřízení dokumentů se dokumenty ukládají ve spisovně,která se nachází v budově OÚ Velenice.Jedná se o samostatnou uzamykatelnou místnost <.>
<br> Dokumenty se ukládají ve spisovné věcně,dle spisového plánu.Za provoz spisovny odpovídá ve smyslu platných předpisů statutární zástupce obce <.>
<br> Nahlížet do dokumentů uložených ve spisovné povoluje statutární zástupce obce.Půjčení dokumentu potvrdí na žádance.Dokumenty se půjčují a vracejí osobně.Vrácení zapůjčených dokumentů se poznamená na žádance <.>
<br> O případném poškození,ztrátě nebo zničení dokumentu se sepíše zápis,který podepíše statutární zástupce obce sosobou,která způsobila ztrátu nebo zničení dokumentu.Zápis předá na vědomí zpracovateli dokumentu <.>
<br> Vyřazování dokumentů se provádí po uplynutí skartačních lhůt dokumentů formou skartačního řízení,nejpozději 1x za 5 let <.>
<br> 3.Přílohy Součástí směrnice je v příloze vlastní spisový a skartační plán.4.Závěrečné ustanovení
<br> Tento spisový řád projednalo a schválilo zastupitelstvo obce dne 2.11.2015 <.>
<br> Ing.XXXXX XXXXXXXXXX
<br> XXXXX XXXXXX
<br> starosta obce místostarostka obce
<br> Příloha
<br> Spisový a skartační plán lze si ukládací znaky rozšířit,upravit podle vlastního typu agendy,třeba nemáte rybníkářství,ale zelináře.V principu jde ukládací znak rozšiřovat nebo více rozč/eňovat např.103 — agenda komisí a můžete si udělat podmnožinu 103.1 (přestupková),103.2 (kulturní) a XXX si rozčleníte jednotlivé komise atd.Když nemáte např.matriku,tak tyto položky ze svého spisového a skartačního plánu vyřadíte <.>
<br> Ukládací Název dokumentu Skartačníznak znak a lhůta Všeobecné věci a organizace 101 Zápisy ze zasedání včetně usnesení 101.1 - obecního zastupitelstva A 10 101.2 - obecní rady A 10 101.3 - výborů a komisí A 10 102 Agenda starosty,místostarosty A 10 103 Agenda komisí A 10 104 Organizace a členění ObÚ A 10 105 Obecně závazné vyhlášky a nařízení ObÚ A 10 106 Volby do zastupitelských sborů 106.1 - všeobecně V 10 106.2 - do parlamentu a obecních zastupitelstev A 10 106.3 - organizačně technické zabezpečení S 5 106.4 - seznamy voličů (do vypracování nových) S 5 106.5 - výsledky voleb,statistika A 10 106.6 - hlasovací lístky (po ukončení voleb 1 XXXX do archivu) S ihned XXX Program obecního zastupitelstva A X 108 Veřejnoprávní smlouvy A 5 109 Petice,stížnosti podněty a oznámení občanů 109.1 - rozbory a hodnocení A 5 109.2 - konkrétní případy V 5 110 Směrnice,pokyny,metodická činnost V 5 111 Katastr obce,složení,rozdělení obcí,místní referendum A 20 112 Kontrolní činnost V 5 113 Plány,porady,jednání V 5 114 Státní informační systém S 5 115 Statistika a výkaznictví 115.1 - roční A 5 115.2 - ostatní a podklady S 5 116 Symbolika obce A 10 117 Čestná občanství A 10 118 Obecní kroniky A 10 *1 119 Zahraniční styky V 5 120 Živelné pohromy V 5 Obecní majetek
<br> 201 Evidence majetku obce 201.1 - obecní pozemky A 10 *2 201.2 - obecní budovy A 10 *2 201.3 - komunální podniky A 5 *2 201.4 - komunální organizace a zařízení A 5 *2 201.5 - privatizace A 10 202 Hospodaření a správa majetku 202.1 - převody majetku,kupní smlouvy A 15 202.2 - restituce A 10 202.3 — investice (nezakládá-li se do dokumentace stavby) A 10 202.4 - smlouvy o pronájmu V 5 *3 202.5 - veřejná soutěž,smlouvy o dílo V 10 202.6 - drobné opravy a údržba S 5 203 Inventarizace obecního majetku V 5 204 Pasporty a dokumentace budov a zařízení A 15 *3 Personální práce 301 Pracovní smlouvy,odměňování S 5 302 Finanční náhrady S 10 303 Osobní spisy S 45 303.1 - odchod do důchodu (nebo něco jiného) S 5 304 Mzdové listy nebo výplatní listiny nahrazující mzdové listy 5 30 305 Dohody o provedení práce a pracovní činnosti 5 10 306 Kolektivní smlouvy A 5 Finance 401 Rozpočty 401.1 - roční včetně rozborů A 10 401.2 - ostatní,podklady S 5 402 Dotace S 5 403 Daně,dávky a poplatky 403.1 - daň z nemovitostí V 5 403.2 - daň z přidané hodnoty V 10 403.3 - ostatní daně a poplatky S 10 403.4 - vymáhání S 20 404 Konfiskace A 5 405 Účetnictví 405.1 - roční účetní výkazy a závěrky A 10 405.2 - ostatní...