Spisový & skartační ř'd Obce Rídeč Spisový a skartační řád Obecního úřadu Řídeč
<br> Obsah
<br> Úvodní ustanovení
<br> Příjem dokumentů
<br> Evidence dokumentů
<br> Vyřizování dokumentů
<br> Podepisování dokumentů a užití zkratek Odesílání dokumentů
<br> Ukládání dokumentů
<br> Vyřazování dokumentů
<br> Závěrečná ustanovení
<br> pPONQP'řPJNť
<br> Čl.1
<br> Uvodní ustanovení
<br> 1.Tento Spisový a skartační řád se vydává na základě & 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.283/2014 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad (dále jen „úřad“) aje závazný pro všechny jeho zaměstnance.3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činnosti <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať j iž v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
<br> - skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě -spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
<br> - skartační znak „A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Olomouci
<br> - skartační znak „S“ (Stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení <.>
<br> — skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami
<br> - skartační řízení je proces,při němž se zvyřazených písenmostí oddělují archiválie od písemností bezcenných <.>
<br> Čl.2 Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá pověřená osoba (administrativní pracovník) k tomu určený,který za stav spisové služby odpovídá <.>
<br> 2.Pověřená osoba (administrativní pracovník) zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen V digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje: název obce,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značku zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběmým archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní :
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolenky,propustky & jiné materiály týkajíce se přítomnosti zaměstnanců,- dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.10) <.>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
<br> - není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce
<br> - není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br> - má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
<br> - 11 dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
<br> - je-li adresa odesílatele pouze na obálce
<br> - u stížnosti <.>
<br> Čl.3 Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je V záhlaví označen názvem obecního úřadu <.>
<br> 2.Dokum...