3
<br>
<br>
Vnitřní směrnice č.6/2017 obce Nový Kramolín
<br> Spisový a skartační řád
OBSAH:
I.Legislativní rámec
II.Příjem dokumentů
III.Evidence dokumentů
IV.Vyřizování dokumentů
V.Podepisování dokumentů a používání razítek
VI.Odesílání dokumentů
VII.Ukládání dokumentů
VIII.Skartační řád
IX.Závěrečná ustanovení
<br> I.Legislativní rámec
· Zákon o obcích 128/2000 Sb <.>,ve znění pozdějších předpisů § 110 odst.3 písm e.)
· Zákon o archivnictví č.499/2004 ve znění pozdějších předpisů
· Vyhláška č.645/2004 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů
<br> II.Příjem dokumentů
<br> · Veškeré písemnosti doručené obecnímu úřadu přejímá administrativní pracovnice obce nebo starosta obce.V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka <.>
· Podací razítko obsahuje název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a o počet listů příloh dokumentu <.>
· Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce,lomené posledním dvojčíslím letopočtu běžného roku a rozlišovací zkratka vyřizovatele dokumentu.Vlastní dokumenty jsou rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty <.>
· Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy,není-li na samotném
dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce,není-li dokument podepsán,má-li datum podání na poště právní význam,je-li na obálce otištěno podací razítko <.>
<br>
<br>
<br>
<br>
III.Evidence dokumentů
<br> · Základními evidenční pomůckou spisové služby je podací deník.Podací deník je
v elektronické podobě <.>
· Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní
činnosti.Zápis obsahuje datum přijetí dokumentu,od koho dokument došel (příp.že
se jedná o vlastní dokument),obsah dokumentu,kdo dokument vyřizuje,kdy byl
dokument vyřízen,komu bylo vyřízení odesláno a pod jakým spisovým znakem je
dokument uložen <.>
· Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty,jako pozvánky,oznámení,reklamní nabídky apod <.>
<br> IV.Vyřizování dokumentů
<br> · Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu,postoupí dokument
bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o XXX vyrozumí <.>
· Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli <.>
· Veškeré dokumenty,týkající se téže věci,tvoří spis <.>
· Odpověď na došlý dokument se eviduje.Zpracovatel označí dokument ukládacím znakem a skartačním znakem a lhůtou <.>
<br> V.Podepisování dokumentů a užívání razítek
<br> · Dokumenty podepisuje osoba k tomu určená.Pokud to dokument vyžaduje podle zvláštního právního předpisu opatří se úředním razítkem <.>
· Dokumenty došlé datovými schránkami se podepisují časovým razítkem
· Obecní úřad vede evidenci razítek,obsahující otisk razítka ( příloha č.2)
· Razítko se vyřazuje z evidence z důvodů:
a) neplatnosti razítka
b) ztráty razítka
· Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad zvláštními předpisy <.>
<br> VI.Odesílání dokumentů
<br> · Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou,podle závažnosti
doporučeně,nebo do vlastních rukou.Dokumenty,u nichž je nutno ověřovat doručení,jsou zaslány na doručenku,která se po vrácení připojí ke spisu nebo pokud má příjemce datovou schránku XXX do této schránky <.>
<br> VII.Ukládání dokumentů do spisovny
<br> · Do podacího deníku se poznamenává,jaký skartační a spisový znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena.Dokumenty jsou poté založeny podle skartačního a spisového znaku ( příloha č.2archivační a spisový řád) <.>
<br>
<br>
VIII.Skartační řád
<br>
<br>
· Do skartačního řádu se zařazují všechny dokumenty,kterým uplynula skartační lhůta,během této lhůty je vyřízený dokument uložen na obecním úřadě a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení.Skartační lhůta se nesmí zkracovat.Členem skartační komise je vždy pracovník obecního úřadu určen k vedení podately.Určený pracovník zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek Státnímu archivu v Horšovském Týně v listinné podobě <.>
· Na základě souhlasu archiváře se skartačním znakem „S“ zabezpečí řádné zničení dokumentů tak,aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace dokumentu
· Ostatní dokumenty předá do archívu
<br> · skartační znaky (A,V,S):
a) Skartační znak A - dokumenty navržené za archiválie <.>
b) Skartační znak S - dokumenty bezvýznamné <.>
c) Skartační znak V - při přípravě skartačního návrhu skartační komise dokumenty
posoudí a dle jejich významu zařadí do kategorie S,popř.A <.>
<br> · Skartační lhůta stanovuje dobu,po kterou zůstává dokument po vyřízení uložen ve
spisovně.Počíná běžet dnem 1.ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu <.>
<br>
<br> IX.Závěrečná ustanovení
<br> Tento spisový a skartační řád byl schválen na zasedání zastupitelstva obce dne 13.4.2017 a nabývá účinnosti dnem jeho schválení <.>
Zároveň se tímto ruší spisový a skartační řád dříve vydaný <.>
<br> Vyhotovila Chmelíková
<br>
……………………………………….<.> …………………………………………… <.>...