Obec Šimanov,Šimanov 58,IČ 00373940
<br> Obec Šimanov,Šimanov 58,IČ 00373940
<br>
VNITŘNÍ PŘEDPIS č.2 /2009
<br> Spisový řád
<br> 1.Úvodní ustanovení
<br> Tento spisový řád se vztahuje na činnost organizační jednotky - obce Šimanov <.>
<br> 1.Spisový řád upravuje provádění spisové služby,která představuje úkony spojené s příjmem,oběhem,vyřizováním,odesíláním,ukládáním a vyřazováním dokumentů.Vychází ze zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb <.>,vyhlášky MV č.646/2004 Sb.o podrobnostech spisové služby a zákona o účetnictví č.563/1991 Sb.ve znění pozdějších předpisů.Úkolem spisové služby je kompletní péče o dokumenty,jejich přesná a úplná evidence,řádné ukládání do spisoven a vyřazování v periodických skartačních řízeních podle skartačních znaků a lhůt <.>
<br> 2.Za dokumenty se pro účely tohoto spisového řádu považují veškeré písemné,obrazové,zvukové a jiné záznamy,jakož i materiály vzniklé použitím výpočetní techniky <.>
<br> 2.Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty od poštovních úřadů a jiných orgánů a organizací a od občanů se přijímají v kanceláři obecního úřadu <.>
<br> Dokument popřípadě obálka se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení.To platí i v případě,že dokument byl doručen v digitální podobě.Příjem poštovních zásilek se řídí dle ustanovení Poštovního řádu <.>
<br> 2.Obálka dokumentů se ponechává jako jeho součást podle § 1,odst.7 vyhl.č.646/2004 Sb <.>
<br>
<br> Obálky se ponechají u dokumentů:
<br> · zaslaných z ciziny <,>
<br> · není-li v dokumentu uveden odesílatel <,>
<br> · má-li podání zásilky na poště právní význam <,>
<br> · u stížnosti <,>
<br> · u doporučené pošty <,>
<br> · není-li dokument datován,či rozchází-li se jeho časové označení výrazně s datovým razítkem pošty na obálce <,>
<br> · není-li dokument podepsán,i když jméno a adresa pisatele jsou uvedeny <,>
<br> i v dalších případech,kdy zpracovatel posoudí,že je třeba obálku u dokumentů ponechat <.>
<br> 3.Podací razítko obsahuje název ÚJ,datum doručení,počet listů,počet příloh,č.jednací,spisovou značku <.>
<br> 4.Převzaté zásilky se roztřídí a vyčlení se ty,které se předávají neotevřené (na prvním místě před označením je uvedeno jméno a příjmení).Pokud pracovník OÚ obdrží dokument úřední povahy nebo e-mailem,předloží jej k dodatečnému zaevidování.Za dokumenty nevyžadující evidenci se považují časopisy,pozvánky,brožury,letáky,obchodní nabídky,propagační materiály,atd <.>
<br> 5.U došlých zásilek se kontroluje:
<br> · zda je obal zásilky neporušený,a pokud se zjistí závady,ihned se u pošty reklamují <,>
<br> · omylem došlé dokumenty se buď ihned vrátí poště nebo zašlou přímo správnému adresátovi <.>
<br> 6.Obálky se vyřazují bez skartačního řízení kanceláři OÚ po předání dokumentů <.>
<br>
7.Dokumenty úředního charakteru se předávají k zaevidování v podacím deníku a následně k přímému vyřízení:
<br>
a) starostovi obce
<br>
b) místostarostovi obce
<br>
c) jednotlivým zastupitelům obce
<br>
d) účetnímu obce
<br>
e) zaměstnanci obce <.>
<br> 3.Evidence dokumentů
<br> 1.Základní evidenční pomůckou spisové služby je podací deník.Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti obce se podle §2 odst.1 Vyhl.č.646/2004 Sb.evidují v jediném podacím deníku vedeném na obecním úřadě.Podací deník má charakter sešitu a všechny jeho listy jsou očíslovány <.>
<br> 2.Zápis do podacího deníku musí obsahovat tyto údaje:
<br> · pořadové číslo (začíná 1.1.končí 31.12.)
<br> · datum doručení dokumentu,případně datum vyhotovení vlastního dokumentu <,>
<br> · adresa odesílatele nebo poznámka „vlastní“ <,>
<br> · číslo jednací odesílatele <,>
<br> · počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů nebo svazků příloh <,>
<br> · stručný obsah dokumentu <,>
<br> · komu byl dokument přidělen k vyřízení
<br> · způsob vyřízení (písemně,kam založeno,na vědomí,e-mailem,atd.)
<br> · den odeslání s počtem listů a příloh
<br> 3.Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31.prosince.Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince 200… číslem jednacím …“ a jménem a podpisem starosty.Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvalým způsobem a čitelně.Chybné zápisy se nepřelepují,ale škrtají tak,aby zůstaly čitelné.Oprava se opatří datem a podpisem toho,kdo opravu provedl <.>
<br> 4.Vyřizování dokumentů
<br> 1.Dokument vyřizuje určený pracovník ve stanoveném termínu,vyřízení nesmí být delší 30 dnů (jinak podle správních řádu).Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě (telefonem,e-mailem) učiní o XXX na dokumentu záznam.Všechny dokumenty týkající se téže věci tvoří spis <.>
<br> 2.Pracovník pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená,jak byl dokument vyřízen,kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení,vyřízení dokumentu <.>
<br> 3.Dokument je označen podle §66 zákona 499/2004 Sb.zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákon...