Vnitřní směrnice obce Dolany
<br>
č.01/2011
<br>
Spisový a skartační řád
<br> S M Ě R N I C E K V E D E N Í S P I S O V É S L U Ž B Y,K ARCHIVACI <,>
<br> S P I S O V Ý A SKARTAČNÍ ŘÁD
(DATOVÉ SCHRÁNKY,KONVERZE DOKUMENTŮ.ELEKTRONICKÁ PODATELNA)
<br> Tato směrnice upravuje povinnosti účetní jednotky ve vztahu k Zákonu o archivnictví a
spisové službě č.499/04 Sb.ve znění novely č.190/09 Sb <.>,vč.prováděcích vyhlášek
k zákonu - vyhl.č.645/04 Sb.ve znění novely č.192/09 Sb <.>,kterou se provádějí některá
ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a dále vyhl.č.191/09 Sb.o podrobnostech
výkonu spisové služby.Úkoly v oblasti archivace stanovuje i řada dalších předpisů (např <.>
Zák.práce,ZoÚ) <.>
<br> Tato směrnice dále dle Zák.o archivnictví,Zák.o elektronickém podpisu č.227/00 Sb <.>
v platném znění (101/10 Sb.) a k němu příslušným NV č.495/04 Sb.a Vyhl.č.496/04 Sb.o
elektronických podatelnách,dle Zák.č.300/08 Sb.o el.úkonech a autorizované konverzi
dokumentů,ve znění Zák.č.190/09 Sb.a k němu příslušejících Vyhl.č.193+194/09 Sb.– ve
znění vyhl.č.422/10 Sb.upravuje i tyto oblasti:
<br> a) režim nakládání s dokumenty v digitální podobě,prováděný obdobně jako s dokumenty
v tištěné (analogové) podobě
<br> b) povinné přijímání a odesílání elektronicky podepsaných digitálních úředních dokumentů
prostřednictvím elektronické podatelny (osoby vůči úřadům a naopak,dále i vydávání
veřejných listin – rozhodnutí v elektronické podobě,dle Správního řádu)
<br> c) režim datových schránek,datových zpráv a autorizované konverze dokumentů <.>
<br>
<br> 1.Organizace spisové služby
- jako obec bez pověřeného obecního úřadu,bez stavebního či matričního úřadu vykonáváme
<br> spisovou službu v omezeném rozsahu a vedeme ji v listinné,či elektronické podobě.Přičemž
<br> při vedení spisové služby v elektronické podobě dokumenty se skartačním znakem „A“ a „V“
<br> prozatím převádíme do listinné podoby.V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové
<br> služby je vydán tento spisový a skartační řád.Je závazný pro všechny zaměstnance Obecního
<br> úřadu Dolany.Obsahuje hlavní zásady pro doručování,třídění,evidenci,vyřizování <,>
<br> odesílání,skartaci a archivaci veškerých písemností,které mají přispět k tomu,aby spisová
<br> manipulace byla rychlá,jednoduchá,účelná a bezpečná <.>
<br> Pro manipulaci s písemnostmi důvěrnými a tajnými platí zvláštní předpisy ministerstva vnitra <.>
<br>
<br> 2.Příjem písemností
2.1.Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném.Příjem datových zpráv se
<br> řídí vyhláškou č.496/2004 Sb.o elektronických podatelnách.Za doručený dokument se
<br> považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného
<br> ústně,pokud byl zaevidován; evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku
<br> takového dokumentu <.>
<br> Doručené dokumenty pro obecní úřad přijímá odpovědný pracovník.U došlých zásilek se
<br> zkontroluje:
<br> - adresa
<br> - neporušenost obalu
<br>
<br> 2.2.Obal se ponechává:
<br> - není-li písemnost datována či rozchází-li se její časové označení s datovým razítkem pošty
<br> na obálce
<br> - u stížnosti
<br> Ostatní obálky se vyřazují bez skartačního řízení při vyřizování písemností <.>
<br> 2.3.Veškeré písemnosti adresované obecně na Obec Dolany,Obecní úřad <,>
<br> nebo jednotlivcům přebírá od České pošty starosta / místostarosta nebo zaměstnanec k tomu
<br> oprávněný <.>
<br>
<br> 3.Třídění písemností
3.1.Došlý písemný materiál se po příjmu člení podle obsahu,povahy,nebo podle
<br> toho,komu je adresován,na :
<br>
<br> a/ běžnou korespondenci (písemný styk s firmami,organizacemi,úřady,apod.)
<br> b/ doporučené a expresní zásilky
<br> c/ písemnosti odesílané orgány státní správy
<br> d/ písemnosti adresované jako tajné a přísně tajné (musí být evidovány ve zvláštním
<br> podacím protokolu)
<br> e/ nabídky,propagace
<br> f/ faktury,dobropisy
<br>
<br> 3.2.Starosta / místostarosta nebo pověřený zaměstnanec vyjme písemnosti z obálek <.>
<br> Otevřené písemnosti označí číslem došlé pošty (prezentační razítko) <.>
<br> 3.3.Veškeré písemnosti jsou pak roztříděny a předány starostovi / místostarostovi obce <,>
<br> případně osobám,kterým mají být doručeny <.>
<br>
<br> 4.Zapisování písemností:
A.Přijímané písemnosti:
<br>
<br> 4.1.Do knihy pošty se zapisují všechny písemnosti uvedené v odstavci 3.1.pod písmenem a <,>
<br> b,c,d,f.U každé písemnosti je uvedeno číslo,pod kterým je zapsáno.Dále se písemnosti
<br> předávají k uchování do spisové služby EZOP se znaky příchozí pošty a hlavními znaky a
<br> podznaky spisového a skartačního plánu viz.příloha č.1 a č.2
<br>
<br> B.Odesílané písemnosti:
<br>
<br> 4.2.Do knihy pošty se zapisují veškeré písemnosti odesílané normálně,doporučeně,expres
<br> nebo nestandartním způsobem <.>
<br>
<br> C.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty :
<br>
<br> 4.3 a) došlé knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové
<br> tiskoviny,pozvánky <.>
<br> b) vlastní ...