Směrnice č.1/2013
<br> OBEC Velenka
<br> Spisový plán obce Velenka
<br> I.Úvodní ustanovení
<br> Tato směrnice upravuje povinnosti obce ve vztahu k Zákonu o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,č.499/2009 Sb <.>,ve znění pozdějších předpisů a Vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby č.259/2012 Sb <.>
<br> Spisový a skartační řád upravuje postup při manipulaci s dokumenty (příjem,třídění,evidence,oběh,vyřizování,odeslání,úschova,ochrana a vyřazování) na Obecním úřadě Velenka a jejich vyřazování (skartaci) po ukončení skartačních lhůt <.>
<br> Za dokumenty pro účely tohoto spisového a skartačního řádu se považují veškeré písemné,obrazové,zvukové a jiné záznamy.Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán,který je závazný pro označování,ukládání a vyřazování dokumentů <.>
<br> Za výkon spisové služby odpovídá starosta obce,nebo jím pověřený pracovník <.>
<br> II.Příjem a třídění dokumentů
<br> Veškeré dokumenty doručené obecnímu úřadu přejímá starosta nebo jím pověřená osoba <.>
<br> Došlé dokumenty se označí podacím razítkem s datem příjmu <.>
<br> V otisku podacího razítka je uveden název obce,datum převzetí dokumentu,počet listů,počet příloh,dále číslo jednací podle podacího deníku <.>
<br> III.Evidence dokumentů
<br> Dokumenty v obci přijímané a vytvářené se evidují v podacím deníku.Dokumentem je každá písemná,obrazová,zvuková nebo jiná zaznamenaná informace,ať již v podobě analogové či digitální,která byla vytvořena na obci nebo byla obci doručena <.>
<br> Podací deník musí být v záhlaví označen název obecního úřadu a rokem pořizování zápisu <.>
<br> Zápisy v podacím deníku se číslují pořadově,každý rok začínají číslem 001.Na konci každého kalendářního roku se zápisy uzavírají posledním číslem,datem a podpisem starosty <.>
<br> Číslo jednací tvoří:
<br> OU/CCC/RRRR/ZZZ <.>
<br> OU = obecní úřad
<br> CCC = pořadové číslo ( 001,002…atd )
<br> RRRR = rok
<br> ZZZ = zkratka jména osoby,který dokument napsala nebo zaevidovala
<br> Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu.Nezapisují se dokumenty,které přímo nesouvisí s činností OÚ (noviny a časopisy,nabídky,soukromé a propagační mater)
<br> Do podacího deníku se dále nezapisují dokumenty,na které se vztahují zvláštní předpisy a které jsou evidovány v samostatných evidencích (účetní doklady,zápisy z jednání zastupitelstva a komisí,osobní spisy a smlouvy,vyhlášky,oznámení,a podněty občanů ) <.>
<br> Do podacího deníku se ihned zapisují tyto údaje dle § 8,odst.4 vyhlášky 259/2012 Sb.<.> :
<br> a) pořadové číslo dokumentu,pod nímž je evidován v evidenci dokumentů
<br> b) datum doručení dokumentu; datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů <,>
<br> c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu
<br> d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele,je-li jí dokument označen <,>
<br> e) počet listů dokumentu v analogové podobě,počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě,s výjimkou příloh v digitální podobě,jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh <,>
<br> f) stručný obsah dokumentu (předmět,věc) <,>
<br> g) jméno a příjmení osoby,které byl dokument přidělen k vyřízení;
<br> h) způsob vyřízení,údaje o adresátovi,datum odeslání,počet listů dokumentu v analogové podobě,počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh <,>
<br> i) spisový znak a skartační režim,který vyplývá z přiděleného skartačního znaku,skartační lhůty,popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení,popř.jiné skutečnosti <.>
<br> Po vyřízení písemností odpovědný pracovník vyznačí způsob vyřízení (u vlastních písemností se do rubriky údaje o odesílateli napíše slovo “vlastní“,do rubriky vyřízeno zapíše adresát) a datum vyřízení.Současně s vyřízením se písemnost označí v podacím razítku spisovým znakem podle spisového plánu a stejný spisový znak se vepíše do podacího deníku v rubrice ukládací znak <.>
<br> Podací deník je veden v elektronické podobě.Tisk deníku se provede na konci roku a správnost potvrdí svým podpisem starosta obce nebo jím pověřená osoba <.>
<br> IV.Vyřizování,podepisování a odesílání dokumentů
<br> Dokumenty se vyřizují po zaevidování v podacím deníku <.>
<br> Starosta nebo jím pověřená osoba dokument projedná tak,aby záležitost byla vyřízena v době co nejkratší a v souladu s příslušnými právními předpisy <.>
<br> Veškeré dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis <.>
<br> Spis se vytváří pomocí sběrného archu.Spisovou značkou je číslo jednací sběrného archu,iniciačního nebo jiného určeného dokumentu vloženého ve spisu <.>
<br> V evidenci dokumentů se zaznamenají evidenční údaje o spisu a iniciační dokument se zaeviduje ve sběrném archu <.>
<br> V iniciačním dokumentu se...