Obec Nová Ves u Bakova
<br> Směrnice č.1/2013
<br> Spisový a skartační řád Obce Nová Ves u Bakova
<br>
<br> Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb <.>
<br> o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č <.>
<br> 646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad Nová Ves u Bakova a je závazný pro všechny jeho
<br> zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z
<br> činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem <,>
<br> evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve
<br> skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný
<br> záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají
<br> z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití
<br> výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
<br>  spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí
jejich skartačních lhůt
<br>  skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br>
<br>
<br> Čl.2
<br> Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené na úřad přijímá starosta nebo místostarosta,kteří za stav spisové
<br> služby odpovídají.V případě nepřítomnosti na úřadě vyzvedávají dokumenty na poště <.>
<br> 2.Starosta nebo místostarosta zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů.Po
<br> zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo budovu obecního úřadu
<br>
<br> a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument
<br> doručen v digitální podobě,vytiskne se a zaeviduje <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
<br> zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje
<br> dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument
<br> úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta <,>
<br> postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v deníku došlé pošty lomené posledním
<br> dvojčíslím běžného kalendářního roku.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen
<br> jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 5.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br>  knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové
tiskoviny,pozvánky mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní:
<br>  koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br>  neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti
zaměstnanců <,>
<br>  dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.10) <.>
<br> 6.Obálka se u spisu ponechává:
<br>  není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu
s datem pošty na obálce
<br>  není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br>  má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení
lhůty)
<br>  u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
<br>  je-li adresa odesílatele pouze na obálce
<br>  u stížností
<br>
<br>
<br> Čl.3
<br> Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden deník došlé pošty,který je v záhlaví označen
<br> názvem obecního úřadu <.>
<br>
<br> 2.Dokumenty se evidují v deníku došlé pošty v číselném a časovém pořadí,v němž byly
<br> doručeny,v deníku odeslané pošty v pořadí,v němž vznikly.Pokud se při zapisování do
<br> deníku došlé nebo odeslané pošty používají zkratky,je jejich seznam a vysvětlivky k němu
<br> nedílnou součástí deníku <.>
<br> 3.Dokumenty se zapisují do deníku došlé nebo odeslané pošty,který obsahuje údaje:
<br>  pořadové číslo dokumentu
<br>  datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti <,>
datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy je
<br> dokument dostupný elektronické podatelně
<br>  identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti,zapíše se jako
„vlastní“ <,>
<br>  číslo jednací odesílatele,počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů
příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh <,>
<br>  stručný obsah dokumentu <,>
<br>  kdo dokument vyřizuje
<br>  adresát a způsob vyřízení <,>
<br>  den odeslání,počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet
svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh
<br>
<br> 4.Číselná řada v deníku došlé a odeslané pošty začíná dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a
<br> končí dnem 31.prosince.Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v d...