Spísový a Skartační řád OU Kozmice
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br> Obecního úřadu OBCE KOZMICE Obsah 1.Úvodní ustanovení 2.Příjem dokumentů 3.Evidence dokumentů 4.Vyřizování dokumentů 5.Podepisování dokumentů a užití razítek 6.Odesílání dokumentů 7.Ukládání dokumentů 8.Vyřazování dokumentů 9.Závěrečná ustanovení
<br> Čl.1 Uvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě 5 66 odst.2 zákona č.499/ 2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad Kozmice (dále jen „úřad") a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
<br> - skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br> -spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
<br> - skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu vPardubicích.Skartační znak „S“ (Stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „“.S
<br> Spisový a skartační řád OU Kozmice
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin 5 vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných
<br> Čl.2 Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba k tomu určená — starosta obce,který za stav spisové služby odpovídá <.>
<br> 2.Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se kvyřízení <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjisti-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta nebo do datové schránky,postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Císlo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání
<br> nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> - dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.10) <.>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
<br> - není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce
<br> — není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br> - má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
<br> 2
<br> Spisový o skartační řád OÚ Kozmice
<br> - u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku - je-li adresa odesílatele pouze na obálce - u stížností
<br> Čl.3 Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je vzáhlaví označen názvem obecního...