SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
<br>
OBECNÍ ÚŘAD KOSTELNÍ RADOUŇ,37842 NOVÁ VČELNICE
<br> Obsah
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
4.Vyřizování dokumentů
5.Podepisování dokumentů a užití razítek
6.Odesílání dokumentů
7.Ukládání dokumentů
8.Vyřazování dokumentů
9.Závěrečná ustanovení
<br>
Čl.1
Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb <.>
o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004
Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad Kostelní Radouň (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho
zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z
činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem <,>
evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve
skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam <,>
ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho
činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití
výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
- spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich
skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
- spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
- skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním
řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Jindřichově
Hradci.Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve
skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který
bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“
nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
- skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými
spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
- skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od
písemností bezcenných <.>
<br>
<br>
<br> Čl.2
Příjem dokumentů
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá pověřená osoba (hospodářka),která za stav spisové
služby odpovídá <.>
<br> 2.Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená
podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je
předá k vyřízení <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje
dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument
úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta <,>
postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet
listů příloh nebo počet svazků příloh <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním
dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou
zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná
podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé:
- knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny <,>
pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
b) vlastní:
- koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
- neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
- dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence <.>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
- není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na
obálce
- není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
- má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
- u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
- je-li adresa odesílatele pouze na obálce
- u stížností <.>
<br>
<br> Čl.3
Evidence dokumentů
<br> 1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je v záhlaví označen názvem
obecního úřadu <.>
<br> 2.Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly doručeny
nebo vznikly.Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky,je jejich seznam a
vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
<br> 3.Dokumenty se zapisují do podacího deníku,který obsahuje údaje:
- pořadové číslo dokumentu
- datum doručení dokumentu nebo,jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti,datum jeho
vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik,kdy j...