% SPISOVY A SKARTACNI RAD OBCE MIROVA Obec Mírová Mírová 40 357 35 Mírová
<br> Spisový a skartační rád vydává Obecní úřad Mírová za účelem zabezpečení přehledného řízeni oběhu & archivaci dokumentů,jež vznikly při výkonu samostatné či přenesené působnosti Obecního úřadu v obci Mírová <.>
<br> OBSAH:
<br>.l Uvodni ustanovení
<br> Čl Čl Čl Čl Čl Čl Čl Čl Čl (31 Čl
<br>.2 Příjem písemností
<br>.3 Evidence písemností
<br>.4 Vyřizování písemností
<br>.5 Úprava,podepisování písemností a užívání razítek.6 Odesílání písemností
<br>.7 Ukládání písemností
<br>.8 Skartační rád
<br>.9 Skartační Hzení
<br>.10 Řízení a kontrola
<br>.ll Závěrečné ustanovení
<br> _-
<br> Cl.] Uvodní ustanovení
<br> Spisový řád se vztahuje na písemnosti,adresované orgánům obce,kterými jsou zastupitelstvo obce,starosta nebo místostarosta,obecní úřad.Spisovou službu zajišťuje účetní obce <.>
<br> Spisovou službou se rozumí úkony,spojené s příjmem,evidencí,oběhem,vyřizováním,odesíláním,ukládáním a vyřazováním písemností <.>
<br> Písemnostmi se rozumí veškeré písemné,obrazové i zvukové,elektronické ajiné záznamy.Za písemnosti se pro účely spisového řádu nepovažují brožury,knihy,časopisy,noviny,obecné nabídky firem a pod.Zásilky označené na obálce na prvním
<br> místě jménem adresáta může otevřít pouze adresát <.>
<br> Evidenčními pomůckami spisové službyjsou doručovací knihy (kniha došlé a odeslané pošty) <.>
<br> - doručovací kniha - vyznačuje se v ní číslo jednací,kdy a od koho písemnost došla,pod jakým číslem,komu byla předána k vyřízení a vypíše se skartační znak a datum vyřízení <.>
<br> Archivaci a skartaci písemnosti zajišťuje pracovník - úředník obce <.>
<br> Čl.2 Příjem písemností
<br> Učetní obce (dále jen podatelna) přijímá písemnosti doručené poštou,elektronickou poštou,občany nebo příslušnými zaměstnanci obecního úřadu <.>
<br> U písemností doručených poštou se kontroluje:
<br> a) správnost adresy (omylem zaslané písemnosti vrátí poště) <,>
<br> b) neporušenost obalu <,>
<br> c) soulad doručených zásilek se soupiskou pošty <.>
<br> Zjištěné závady ihned reklamuje u pošty <.>
<br> Písemnosti,doručené poštou "doporučené",nebo "na doručenku",adresované obcí nebo obecnímu úřadu,u kterých schází označení adresáta,jsou otevřeny a z obsahu dopisu je rozhodnuto,komu písemnost bude předána <.>
<br> 1
<br> SPISOVY A SKARTACNI RAD OBCE MIROVA Obec Mírová Mírová 40 357 35 Mírová
<br> Převzetí písemnosti,zaslané "na doručenku",potvrdí podatelna na doručence čitelným podpisem a otiskem razítka obce,jde-li o písemnost určenou obci,nebo otiskem razítka obecního úřadu,je-li adresátem úřad.Doručenky vrátí ihned poště nebo úřadu,který písemnost na doručenku podatelně podal.Rub obálky písemnosti,která je doručena doporučeně,na doručenku obálky,doručené s označením "výběrové řízení" musí být týž den označen otiskem podacího razítka podatelny,do kterého podatelna uvede čas doručení.Písemnosti,doručené osobně občanem,se neeviduji v doručovací knize.J e-li taková písemnost v obálce označené "výběrové řízení",obálka se neotvírá & otiskne se pouze otiskem podacího razítka,do kterého se uvede čas doručení.Na požádání je podatelna povinna potvrdit občanovi převzetí písemnosti na kopii písemností,avšakjen v případě,že doručená písemnost není zalepena do obálky,s výjimkou případu,kdy je obálka označena "výběrové řízení".Elektronickou poštou došlé písemnosti na adresu obce,podatelna vytiskne & zachází s nimi jako s ostatními písemnostmi.Zjisti-li adresát písemnosti se svým jménem na prvním místě,žejde o služební záležitost,je povinen písemnost předat k zaevidováni v podacím deníku v den,kdy tuto skutečnost zjistil.Čl.3 Evidence písemností
<br> Evidence doručené písemnosti v doručovací knize se provádí podle čísel jednacích v číselných řadách.Číselné řady jsou tvořeny následovně: RRMMXXX,kde RR znamená rok,MM značí měsíc v roce a XXX číslo jednací od 001 maximálně až do 999 (nepředpokládá se příjem více písemností).Doručovací knihy jsou členěny po měsících.Pro jeden kalendářní rok je vytvořena nová doručovací kniha.Stejné číslo jednací bude uvedeno i na vyřízení písemnosti.Evidence odeslané písemností v Odesílací knize se provádí podle čísel jednacích v číselných řadách.Číselné řady jsou tvořeny následovně: OU MIR RRMMXXX,kde OU MIR je zkratkou Obecní úřad Mírová,RR znamená rok,MM značí měsíc v roce a XXX číslo jednací od 001 maximálně až do 999 (nepředpokládá se odeslání více písemností).Odesílací knihy jsou členěny po měsících.Pro jeden kalendářní rok je vytvořena nová Odesílací kniha.Smlouvy nebo jednostranné úkony,ze kterých vznikají pro obec pohledávky vůči třetím osobám nebo třetích osob vůči obci se předávají účetní obce.Elektronická evidence dokumentůje v aplikaci Athena 8 <.>
<br> Čl.4
<br> <,>
<br> Vyřizování písemností
<br> K vyřizování písemností jsou stanoveny lhůty v příslušných právních předpisech.V případech,na které se zvláštní předpisy nevztahují,se za přiměřenou lhůtu !( vyřízení považuje 30 dnů,ve složitých případech 60 dnů.Veškeré písemnos...