k)
<br> „ SPISOVÝVA SKARTAČNÍ ŘÁD OBEC ZlDOVICE,ZIDOVICE 78,411 83 HROBCE
<br> VNITŘNÍ SMĚRNICE Č.6/2015
<br> PODLE g 63 ODST.2 ZÁKQNA Č.499/2004 _SBLVEVZNĚNÍ ZÁKONA Č.190/2009 SE.O ARCHivanTvi,_SPISOVE SLUZBE A ZMENE NEKTERÝCH ZÁKONU v SOULADU s VYHLASKOU c.259/2012 SB.O PODROBNOSTECH WKONU SPISOVÉ SLUŽBY
<br> Obsah Úvodní ustanovení Příjem dokumentů Evidence dokumentů Rozdělováni & oběh dokumentů Vyřizování dokumentů Vyhotovování dokumentů Podepisování dokumentů Odesílání dokumentů Ukládání dokumentů
<br>.Vyřazování dokumentů
<br>.Závěrečná ustanovení
<br> ??"PPJNT
<br> ""—“©0051 "“O".<.>
<br> C!.1 Uvodní ustanovení
<br> Tento spisový a skartační řád se vydává na základě gl 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.ve znění zákona č.190-2009 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.259/2012 Sb.O podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> Má platnost pro Obec Židovice (dále jen „úřad") a je závazný pro všechny zaměstnance <.>
<br> Spisovou službou se rozumí zajištění odbomé správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zalunujicí jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> Za dokument se považuje každý písemný.obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,at“ již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
<br> Spisová služba se vykonává elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
<br> Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor.kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartaěních lhůt — skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br> - spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
<br> - skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument k trvalému uložení do Státního okresního archivu Litoměřice se sídlem v Lovosicích <.>
<br> - skartační znak „S“ (stoupá) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení
<br> - skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízeni posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skarlačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spísovými znaky a skartačními znaky a lhůtami
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných
<br> [
<br> Čl.2 Příjem dokumentů
<br> Doručeně dokumenty pro obec přij ímá na podatelně pověřená osoba (Obecní úřad Židovice) k tomu určená,která za stav spisové služby odpovídá <.>
<br> Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě přímo do e-mailově schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá se mu neotevřené.<.> Zj istí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitáhií podobě přímo do e—mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
<br> Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené celým rokem a lze doplnit o spisovou značku zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
<br> Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolenky,propustky a jiné materiály týkajíce se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> - dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (knihy faktur,objednávek)
<br> Vlastní číselnou řadou jsou evidovány objednávky a listiny uveřejněné na úřední desce,matriční a účetní doklady <.>
<br> Obálka se u spisu ponechává:
<br> není—li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce není—li dokument podepsán (ikdyž je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br> má-li datum podání zásilky na poště právni význam (např.posouzeni dodržení lhůty)
<br> 11 dokumentů doporučených & dokumentů zasílaných na doručenku
<br> je-li adresa odes...