Odpověď na žádost o poskytnutí informací dle zákona č.106/1999 Sb <.>
<br> Předmět žádosti:
<br> Povinnému subjektu byla doručena žádost,jejímž prostřednictvím se na povinný
subjekt obrátil žadatel se svou žádostí o informace podle zákona o svobodném
přístupu k informacím.Ve své žádosti požadoval:
1.Má KÚOK zaveden systém řízení dokumentů a informací (spisové služby)?
V případě,že ano,podle jakých standardů je takový systém zaveden (tj.např <.>
podle NSESSS,MoReq2,MoReq 2010,ISO 15489 a/nebo jiných standardů)?
2.Má KÚOK zavedenou funkci tzv.„records managera“ (osoby odpovědné
za řízení systému správy dokumentů a spisové služby)? V případě,že ano,jedná
se o kumulovanou funkci? Jaké je zařazení uvedené funkce ve Vaší organizační
struktuře?
3.Provádíte audit systému spisové služby? V případě,že ano,v jaké frekvenci
a podle jakých standardů je takový audit prováděn?
4.Vzděláváte Vaše pracovníky v oblasti správy dokumentů a spisové služby?
V případě,že ano,jakým způsobem a v jakém rozsahu takové vzdělávání
provádíte? V případě,že nikoliv,plánujete takové vzdělávání zavést?
Poskytnuté informace:
<br> 1.Krajský úřad Olomouckého kraje (dále KÚOK) má zaveden systém řízení
dokumentů,a to podle těchto standardů: ISSS - GINIS SSL - NSESSS,MoReq2 <.>
2.V souladu s Organizačním řádem KÚOK zajišťuje spisovou a skartační službu
odbor kancelář ředitele.Podle Organizačního řádu je osobou odpovědnou
za řízení správy dokumentů a za spisovou službu vedoucí kanceláře ředitele <.>
3.Interní audit je prováděn v organizaci v souladu se zákonem č.320/2001 Sb.<,>
o finanční kontrole ve veřejné správě,ve znění pozdějších předpisů,a v souladu
s Mezinárodním rámcem profesní praxe interního auditora (standardy) <.>
Výkon spisové a skartační služby patří mezi běžné administrativní postupy
spojené s činností zaměstnanců KÚOK.Průběžná kontrola je prováděna v rámci
řídící kontroly vedoucích pracovníků,která je součástí vnitřního kontrolního
systému organizace <.>
Při provádění každého interního auditu je jeho součástí prověření vnitřního
kontrolního systému auditované oblasti – tedy i systém spisové a skartační
služby <.>
<br> 4.Nově přijatí zaměstnanci jsou školeni v oblasti správy dokumentu a spisové
služby (SSL) v rámci vstupního vzdělávání,absolvují speciální kurz SSL
pro nováčky.Další vzdělávání probíhá pro pokročilé uživatele spisové služby
v rozsahu obnovování znalostí funkčností SSL a školení nových funkčností
v nových verzích SSL.Dále probíhá vzdělávání pro klíčové pracovníky v rámci
klíčových a speciálních funkčností (archivace,spisovny,úřední deska,podatelna <,>
výpravna,apod.).V rámci projektu „Vzdělávání v XXXX centru Olomouckého
kraje“,probíhala tato školení periodicky povinně pro všechny zaměstnance
v oblasti vstupního vzdělávání a školení pro pokročilé,nepovinná byla školení
typu pro klíčové pracovníky.Dále i mimo tento projekt budou probíhat školení
ve stejném duchu.Školení zajišťujeme svépomocí,lektory KÚOK <.>
<br> Informace zpracoval:
<br> 19.7.2012
Mgr.XXXXX XXXXXXXXXX,vedoucí kanceláře ředitele
<br>