SPISOVÝ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU HABARTICE
<br>
<br> Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> 1.Spisový řád je vnitřní předpis obecního úřadu obce Habartice (dále jen „obecní úřad“)
<br> stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení <.>
<br> 2.Spisová služba se řídí:
<br> - zákonem č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů <,>
<br> ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) <,>
<br> - vyhláškou č.259/2012 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby,ve znění pozdějších
<br> předpisů <,>
<br> - zákonem č.300/2008 Sb <.>,o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů <,>
<br> ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> - vyhláškou č.193/2009 Sb <.>,o stanovení podrobností provádění autorizované konverze
<br> dokumentů <,>
<br> - vyhláškou č.194/2009 Sb <.>,o stanovení podrobností užívání a provozování informačního
<br> systému datových schránek,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> - zákonem č.297/2016 Sb <.>,o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce <,>
<br> - zákonem č.563/1991 Sb <.>,o účetnictví,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> - zákonem č.128/2000 Sb <.>,o obcích,ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> 3.Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán <.>
<br> 4.Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance obecního úřadu <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává v listinné podobě <.>
<br>
<br> Čl.2
<br> Základní pojmy
<br> 1.Archiv – zařízení podle archivního zákona,které slouží k ukládání archiválií a péči o ně <.>
<br> 2.Dokument – každá písemná,obrazová,zvuková nebo jiná zaznamenaná informace,ať již
<br> v podobě analogové (listinné) či digitální,která byla vytvořena obecním úřadem nebo byla
<br> obecnímu úřadu doručena <.>
<br> 3.Skartační lhůta – doba,během níž musí být dokument uložen ve spisovně <.>
<br> 4.Skartační řízení – postup,při kterém se vyřazují dokumenty,jimž uplynuly skartační lhůty
<br> a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost obecního úřadu <.>
<br> 5.Skartační znak – označení dokumentu,podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním
<br> řízení.Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude
<br> ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do příslušného okresního
<br> archivu.Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude
<br> ve skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument <,>
<br> který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii,nebo ke zničení <.>
<br> 6.Spis – soubor dokumentů týkajících se jedné věci <.>
<br> 7.Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných
<br> skupin s vyznačenými spisovými znaky,skartačními znaky a skartačními lhůtami <.>
<br> 8.Spisový znak – označení,které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich
<br> budoucího vyhledávání,ukládání a vyřazování <.>
<br> 9.Spisovna – místo určené k uložení,vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění
<br> skartačního řízení <.>
<br>
<br> 10.Výběr archiválií – posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání
<br> za archiválie a zařazení do evidence archiválií <.>
<br> 11.Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti
<br> obecního úřadu,včetně doručených,popřípadě z činnosti právních předchůdců,zahrnující
<br> jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování <,>
<br> odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br>
<br> Čl.3
<br> Příjem dokumentů
<br> 1.Obecní úřad zajišťuje příjem dokumentů,jak v analogové,tak v digitální podobě <,>
<br> pověřeným zaměstnancem na podatelně.Pracovník podatelny bezodkladně opatří doručený
<br> dokument v analogové podobě,případně jeho obálku,otiskem podacího razítka <.>
<br> 2.Otisk podacího razítka obsahuje: název obecního úřadu,datum doručení,číslo jednací nebo
<br> evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,počet listů dokumentu,počet listinných
<br> příloh a počet listů těchto příloh,popřípadě počet svazků listinných příloh,počet a druh příloh
<br> v nelistinné podobě <.>
<br> 3.Pokud je doručený dokument v analogové podobě neúplný nebo nečitelný,vyrozumí se
<br> odesílatel o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění.Nepodaří-li se vadu
<br> doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit,dokument se dále
<br> nezpracovává.V případě dokumentů přijatých mimo obecní úřad a dokumentů vzniklých
<br> z podání učiněných ústně se postupuje obdobně <.>
<br> 4.Pokud se u doručeného dokumentu v digitální podobě zjistí,že je neúplný,nelze jej
<br> zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,obsahuje škodlivý kód,není v datovém
<br> formátu,ve kterém se přijímají dokumenty v digitální podobě,nebo není uložen na
<br> přenosném technickém nosiči dat,na kterém obecní úřad přijímá dokumenty v digitální
<br> podobě,postupuje se obdobně podle odstavce 3.tohoto člá...