OBECNÍ ÚŘAD STAŘÍČ,CHLEBOVICKÁ 201,739 43 STAŘÍČ <,>
<br> tel.: 558 660 260
<br>
<br>
<br> SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU STAŘÍČ
<br>
<br>
Obsah
<br> 1.Úvodní ustanovení
<br> 2.Příjem dokumentů
<br> 3.Evidence dokumentů
<br> 4.Vyřizování dokumentů
<br> 5.Podepisování dokumentů a užití razítek
<br> 6.Odesílání dokumentů
<br> 7.Ukládání dokumentů
<br> 8.Vyřazování dokumentů
<br> 9.Závěrečná ustanovení
<br>
<br> Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> 1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb <.>
<br> o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č <.>
<br> 646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Má platnost pro Obecní úřad Staříč (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho
<br> zaměstnance <.>
<br> 3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z
<br> činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem <,>
<br> evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve
<br> skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
<br> 4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný
<br> záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají
<br> z jeho činnosti <.>
<br> 5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití
<br> výpočetní techniky <.>
<br> 6.Základní pojmy:
<br> - spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich
<br> skartačních lhůt
<br> - skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
<br> - spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední
<br> dokumentace
<br> - skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním
<br> řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu ve Frýdku-
<br> Místku.Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve
<br> skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který
<br> bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“
<br> nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
<br>
<br> - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými
<br> spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
<br> - skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od
<br> písemností bezcenných <.>
<br>
<br> Čl.2
<br> PŘÍJEM DOKUMENTŮ
<br> 1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba k tomu určená,která
<br> za stav spisové služby odpovídá <.>
<br> 2.Pověřená osoba zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna
<br> doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po
<br> zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů
<br> vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální
<br> podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
<br> 3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení
<br> zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje
<br> dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument
<br> úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta <,>
<br> postupuje se obdobně <.>
<br> 4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a
<br> počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u
<br> dokumentů v digitální podobě velikost <.>
<br> 5.Číslo jednací tvoří Sta/ a pořadové číslo dokumentu v podacím deníku / kalendářním
<br> rokem.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání
<br> evidovaná sběrným archem <.>
<br> 6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
<br> a) došlé:
<br> - knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny <,>
<br> pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
<br> b) vlastní:
<br> - koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
<br> - neschopenky,dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
<br> - dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence <.>
<br> 7.Obálka se u spisu ponechává:
<br> - není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty
<br> na obálce
<br> - není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
<br> - má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
<br> - u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
<br> - je-li adresa odesílatele pouze na obálce
<br> - u stížností
<br>
<br>
<br> Čl.3
<br> EVIDENCE DOKUMENTŮ
...