Spisový a skartační řád obce Lipová
Obsah
1.Úvodní ustanovení
2.Příjem dokumentů
3.Evidence dokumentů
<br> 4.Vyřizování dokumentů
5.Podepisování dokumentů a užití razítek
6.Odesílání dokumentů
7.Ukládání dokumentů
8.Vyřazování dokumentů
9.Závěrečná ustanovení
Čl.1
Úvodní ustanovení
1.Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst.2 zákona č.499/2004 Sb.o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,v souladu s vyhláškou č.646/2004 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
2.Má platnost pro obec Lipová (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance <.>
3.Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu,popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností <.>
4.Za dokument se považuje každý písemný,obrazový,zvukový,elektronický nebo jiný záznam,ať již v podobě analogové či digitální,které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti <.>
5.Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky <.>
6.Základní pojmy:
- spisovna je prostor,kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
- skartační lhůta je doba,po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
-spisový znak je znak,vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
- skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty,který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích.Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty,jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument,který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“ <.>
- skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami <.>
- skartační řízení je proces,při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných
Čl.2
Příjem dokumentů
1.Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba (uveďte konkrétní funkci) k tomu určená,která za stav spisové služby odpovídá <.>
2.Pověřená osoba (konkrétní funkce) zkontroluje,zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den,kdy byla doručena do úřadu,opatří otiskem podacího razítka.Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně.Pokud je dokument doručen v digitální podobě,opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení <.>
3.Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance,předá se mu neotevřený.Zjistí-li adresát po otevření zásilky,že obsahuje dokument úředního charakteru,zabezpečí jeho dodatečné zaevidování.Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta,postupuje se obdobně <.>
4.Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu,datum doručení,číslo jednací,počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh,u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,u dokumentů v digitální podobě velikost <.>
5.Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance.Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem <.>
6.Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé:
- knihy,noviny,časopisy,sbírky zákonů,věstníky,normy,reklamní a nabídkové tiskoviny,pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání) <,>
b) vlastní:
- koncepty,pomocné a interní dokumenty <,>
- dovolenky,propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců <,>
- dokumenty,u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl.3 odst.10) <.>
7.Obálka se u spisu ponechává:
- není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce
- není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
- má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např.posouzení dodržení lhůty)
- u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
- je-li adresa odesílatele pouze na obálce
- u stížností
Čl.3
Evidence dokumentů
1.Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník,který je v záhlaví označen názvem obecního úřadu <.>
2.Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí,v němž byly doručeny nebo vznikly.Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky,je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku <.>
3.Dokumenty se zapisují do podacího deníku,který obsahuje údaje:
- pořado...