SPISOVÝ ŘÁD OBECNÍHO ÚŘADU KARLE
<br> ČÁST PRVNÍ Čl.1
<br> Úvodní ustanovení
<br> ].Spisový řád upravuje výkon Spisové služby Obecního úřadu Karle v souladu s š 63 odst.3 zákona č.499/2004 Sb <.>,o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a V souladu s vyhláškou č.283/2014 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <.>
<br> 2.Výkon spisové služby Obecního úřadu Karle vychází z následujících právních
<br> předpisů:
<br> zákona č.499/2004 Sb.<.> o archivnictví a spisové službě a o změně některých
<br> zákonů,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona č.500/2004 Sb <.>,správní řád,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona č.300/2008 Sb <.>,o elektronických úkonech a autorizované konverzi
<br> dokumentů,ve znění pozdějších předpisů <.>
<br> zákona č.563/1991 Sb.<.> o účetnictví ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona č.262/2006 Sb.<.> zákoník práce,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona č.101/2000 Sb <.>,o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů <,>
<br> ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona Č.424/2003 Sb <.>,kterým se mění zákon č.582/1991 Sb <.>,o organizaci a
<br> provádění sociálního zabezpečení,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> zákona č.412/2003 Sb <.>,o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní
<br> způsobilosti,ve znění pozdějších předpisů <,>
<br> vyhlášky č.283/2014 Sb <.>,o podrobnostech výkonu spisové služby <,>
<br> vyhlášky č.496/2004 Sb <.>,o elektronických podatelnách <.>
<br> 3.Spisový řád upravuje výkon spisové služby,kterým se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce,popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců.zahrnující jejich řádný příjem,evidenci.rozdělování.oběh.vyřizování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto
<br> činností.Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance Obecního úřadu <,>
<br> kteří jakýmkoli způsobem nakládají s dokumenty (přijímají,vyřizují nebo je
<br> odesílají či ukládají) <.>
<br> 4.Za řádný výkon spisové služby Obecního úřadu Karle odpovídá tajemník,není—li ustanoven pak starosta obce <.>
<br> 5.Obecní úřad Karle vykonává spisovou službu v elektronické podobě.Dokumenty přijímá a vyhotovuje v listinné nebo velektronické podobě
<br> a ukládáje v listinné podobě <.>
<br> Č1.2 Předmět úpravy 1.Spisový řád je vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a
<br> skartační plán <.>
<br> Čl.3
<br> Základní pojmy Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů zčinnosti původce,popřípadě zčinnosti jeho právních předchůdců,zahrnující jejich řádný příjem,evidenci,rozdělování,oběh,vyřizování,vyhotovování,podepisování,odesílání,ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně těchto činností.Za dokument je považována každá písemná,obrazová,zvuková nebo jiná zaznamenaná informace,ať už v podobě analogové či digitální,která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.Spisový znak je označení,které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání,ukládání a vyřazování.Skartační znak je označení dokumentu,podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení.Skartační lhůta je doba,během níž musí být dokument uložen u původce.Skal-tační řízení je postup,při kterém se vyřazují dokumenty,jimž uplynuly
<br> skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce <.>
<br> DRUHÁ čÁsr srlsovÝ ŘÁD Čl.4
<br> Příjem dokumentů Dokumenty doručené obecnímu úřadu přijímá v podatelně pověřená osoba (referent),která za stav spisové služby odpovídá.Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem (vyhláška č.496/2004 Sb <.>,o elektronických podatelnách).Dokument v digitální podobě se považuje za doručený tehdy,je- li dostupný elektronické podatelně.Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,je příjem datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu.Pověřená osoba potvrzuje příjem poštovních zásilek dle platných ustanovení České pošty,přičemž je povinna zkontrolovat: počet zásilek a správnost údajů v dodacích dokladech pošty,počet dokumentů a jejich příloh přijatých mimo účtárnu a dodaných zaevidování od zaměstnanců,zda jsou zásilky adresované příslušnému obecnímu úřadu a zda nejsou obaly a uzávěry zásilek poškozené (zjistí-li pověřená osoba,že jsou obaly a uzávěry zásilek poškozené,závady reklamuje neprodleně u příslušné pošty nebo u poštovního doručovatele.Pověřená osoba,zjistí,zda je dokument doručený v digitální podobě včetně datové zprávy,v níž je obsažen,podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou,popřípadě opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.Pověřená osoba ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu,na kterém je uznávaný elektronický podpis založen.uznávané elektronické značky a kvalifikov...